■導入の背景・プロセス
工事期間中の会議室不足をカバー
――まずはワークスタイリングを導入した経緯をお聞かせください。
西田様：きっかけは本社のリニューアルです。2025年4～8月の工事期間中は、会議室を執務スペースとして使う必要があり、打ち合わせや来客対応の場所が不足することがわかっていました。そこで、本社の限られたスペースを使いながら業務を円滑に進めるための解決策として、会議スペースを備えたシェアオフィスの活用を検討しました。
元々、一定日数の在宅勤務が可能でしたが、工事期間中は一時的に日数を増やしました。その一方で、当社には対面でのコミュニケーションを重視する風土があります。そのため、工事期間中であっても、在宅勤務の大幅な拡充ではなく、リアルな場を確保しながら働ける環境づくりを意識しました。
――そうした中で、ワークスタイリングを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
西田様：一番の決め手は、本社が入居する汐留シティセンター内にワークスタイリングの拠点があったことです。加えて、受付にスタッフの方が常駐している安心感や、デザイン性の高い快適な空間である点も大きなポイントでした。おかげで、工事期間中も対面で意見を交わしながら働くというスタイルを保ち、業務を滞りなく進めることができました。
――ワークスタイリング導入に向けた準備について、振り返っていただけますか？
谷口様：2025年4月の導入に向けて、人事・総務部の総務課を中心に、約8ヵ月前から準備を進めました。社長や副社長をはじめとする経営層が何度もワークスタイリングに足を運び、運用のイメージを共有しました。その度にスタッフの方々に丁寧にサポートしていただき、とてもありがたかったですね。おかげで、「リニューアル後の本社も、ワークスタイリングのように快適な空間にできるかな？」という声が上がるほど、経営層もすっかり気に入っていました。
レイアウト改革で生まれた“つながりの場”
――本社のレイアウトを全面的に変更された背景についても、ぜひお聞かせください。
西田様：社員同士が気軽に話したり、休憩できたりするコミュニケーションスペースをつくることが一番の目的でした。実は数年前までこうしたフリーのスペースがあったのですが、グループ会社をはじめとする社員が増えたこともあり、執務スペースを広げるため、なくさざるを得ませんでした。
昨今、本部間の連携による総合力強化に向けた取り組みを行っていく中で人材の流動性が高まり、社内コミュニケーションがより重要になってきたと感じます。社員同士の横のつながりはもちろん、経営層と社員という縦のコミュニケーションもさらに活性化させたい。そうした思いから、レイアウトを大幅に見直すことにしたんです。リニューアルは2025年9月に完了しています。
――新たに生まれたコミュニケーションスペースは、どのように利用されていますか？
西田様：西田様：スタンディングのテーブルも多いので、ちょっとした打ち合わせを気軽にできます。また、地方の支店や営業所から本社に出張に来る社員にとっても、作業や会議の準備ができるので便利なようです。
谷口様：社員たちがソファに座って楽しそうにお昼ご飯を食べている姿を見ると、「スペースができて本当に良かった」と思います。以前はどうしても自席で食べることが多かったですから。
■導入の成果・活用シーン
会議室からカンファレンスルームまで。レイアウト変更もおまかせ
――ワークスタイリングをどのように活用されているのか、教えてください。
大東様：当社は対面で会話しながら情報を共有することを前提に仕事を進めているので、会議室はどうしても必要です。工事期間中は、本社の会議室を使えなかったため、ワークスタイリング 汐留シティセンターの会議室をよく使わせていただきました。結果として、2025年４月下旬からの4ヵ月間で、延べ450人以上が利用しました。
特に32人収容のカンファレンスルームがあるのは非常に助かりました。私が所属する部署は定例会議が毎週あり、約20人の部員にグループ会社からの参加者も含めると、出席者は30人を超えます。定例会議の際は広い会議室が必要になる為、毎週利用しておりました。
細かいオーダーに柔軟に対応してくれるのもありがたいです。カンファレンスルームは事前に申請しておけば、希望のレイアウトに変更しておいてもらえます。例えば、部内会議は「ロの字型」、メーカーの担当者を招いた説明会や勉強会は「スクール型」など、用途に応じて変えられるのは非常に使い勝手が良いですね。
打ち合わせの質を高めるモニターとホワイトボード
――ワークスタイリングの会議室の使い勝手はいかがですか？
大東様：ワークスタイリングの会議室全般に言えるのが、防音性の高さです。必要に応じてカーテンで外からの視線を遮蔽することもできます。こうしたセキュリティ面の確かさがあるので、自社オフィスにいるような安心感を持って会議や打ち合わせに臨めます。
また、どの会議室にもホワイトボードが備え付けられている点もありがたかったです。私が所属する鉄構部では、図面を開きながら打ち合わせをすることが多いんです。どうしても理解が浅くなるときがあるのですが、ホワイトボードがあると、その場で上司に質問しながら一緒に図を描いて整理できます。黒板と違ってすぐにきれいに消せますし、上から書き足したり、メモのようにパッと書いてサッと消したりもできるので、とても便利でした。
オンラインも対面も 採用面接を支えたワークスタイリング
――採用面接でもワークスタイリングを利用していただいたようですね。
米田様：はい。本社の工事が採用活動のピークである4～6月と重なり、新卒採用の面接会場としてワークスタイリングの会議室を活用しました。当初は採用シーズンが本格化する前に工事が完了する予定でしたが、着工がずれ込んでしまったんです。それでも、ワークスタイリングのおかげで予定通り採用活動を進めることができました。
オンライン面接では、本社内にある個室ブースも併用しましたが、それでもスペースが足りず、その分ワークスタイリングの会議室を使えたことは大きかったですね。
社員が在宅で対応する形式も採用しておりましたが、通信環境やオンライン会議システムの操作に不安を感じる社員も少なくなく、ワークスタイリングの安定した環境を希望する社員の声が多かったですね。
――面接の段階に応じて、ワークスタイリングの会議室を使い分けていたそうですね。
米田様：そうなんです。ワークスタイリングは、用途に応じて会議室の規模やレイアウトを選べるのが魅力ですよね。オンラインの面接では、面接官用に2～3人の会議室を利用させていただきました。
対面による最終面接は、学生と面接官が入室するため、6人ほどが入れる少し広めの会議室をよく利用しました。緊張する学生が多いので、少しでも安心して話してもらえるよう、柔らかな雰囲気の部屋を選ぶように心がけていました。
ワークスタイリングは会議室だけでなく、開放的なオープンスペースも備えていますよね。そのため、面接を控えた学生たちの待機スペースとして活用していました。明るい雰囲気の空間で過ごすことで、緊張していた学生たちも少しは落ち着いて面接に臨めたのではないかと思っています。
面接の他にも、10人ほどの内定者を招いた懇親会をワークスタイリングの会議室で開きました。プロジェクターを使って会社紹介やワークのスライドを投影することができ、スムーズに進行できたのもありがたかったです。
――他にも活用されているケースはありますか？
米田様：部署によっては、定例のランチミーティングをワークスタイリングで開いています。それから、私は社内のフラワーアレンジメント部に所属していて、2ヵ月に1度ほどのペースで活動しているんですが、ワークスタイリングのカンファレンスルームを利用させていただきました。
PC・スマホで簡単操作。柔軟に使える会議室の予約システム
――会議室の予約方法についてはいかがですか？
大東様：社内会議で会議室を予約するのは、私のような若手社員の大切な仕事なのですが、とにかく柔軟に予約できるのが助かっています。
カンファレンスルームは180日前から予約が可能で、早めに部屋を確保できるという安心感があります。さらに、10分単位の予約や利用開始直前のキャンセルもできるので、スケジュール変更があっても対応できます。
何より、パソコンやスマートフォンの予約画面がとてもわかりやすいです。突発的に予約が必要になっても、空いている時間帯が一目でわかります。会議が長引きそうなときには横目で端末から予約画面を開き、その場で「10分延長しておこう」といった判断がしやすいんです。
米田様：私もとても使いやすいと思います。希望の日時と人数を入力すれば、利用できる会議室がすぐに一覧表示されるので、助かっています。
――オープンスぺースのご利用はいかがですか？
大東様：無料のカフェコーナーで、いろいろな種類のコーヒーを楽しめるのがありがたいです。社内にはコーヒー好きの先輩が多くて、普段あまり話す機会のない先輩とも自然に会話が生まれます。アイスブレイクになって、コミュニケーションがより取りやすくなるのは、すごく助かっています。
■今後の展望
ワークスタイリング活用で見出した 増床に代わる新たなスキーム
――ワークスタイリング導入のご経験を、今後どのように活かしていきたいとお考えですか？
西田様：今回の導入は、本社リニューアル工事に伴う「待避スペース」としての一時的な活用が中心でした。今後、大幅な増員を具体的に見込んではいませんが、事業やオフィス環境の大きな変革の可能性はあると思っています。
その際、さらにオフィスを増床することは物理的にもコスト的にも難しい。そんなときでも対応できるよう、ワークスタイリングのような外部スペースを柔軟に活用するスキームを新たに持てたことには、大きな意義があると思っています。