What’s Rental Office レンタルオフィスとは?

定義や選び方、メリット・デメリットを解説

近年、働き方やビジネスの多様化によりレンタルオフィスを活用する企業が増えています。しかし、具体的な定義やどんなメリットがあるかわからない方も多いのではないでしょうか。
ここでは、レンタルオフィスの定義や選び方、メリット・デメリットなどについてわかりやすく解説します。

レンタルオフィスとは?

まずは、レンタルオフィスの定義と各種オフィスサービスとの違いについて解説します。

レンタルオフィスの定義

レンタルオフィスとは、専有スペースを限られた期間、限られた人数で借りることができるサービスです。通常の賃貸オフィスと違い、デスクや椅子などの家具やオフィスツールが備え付けられているかオプション申込で利用できるため、各自で手配する必要がありません。
また、内装の工事費や敷金を必要とせず、インターネットや電気・水道などの水光熱費も利用料に含まれているため、大きな初期投資の心配なくオフィスをスタートさせることができます。

シェアオフィス、サテライトオフィス、コワーキングスペースとの違い

シェアオフィスとは、複数の企業や利用者が同じ空間をシェアするオフィスの総称です。レンタルオフィスもシェアオフィスの一形態であり、サテライトオフィスやコワーキングスペースもシェアオフィスに含まれます。

サテライトオフィスとは、本社と離れた場所に設けられた小規模な拠点のことです。自社専用のオフィスを支店とは別に設けるケースのほか、他社と共有できる多拠点展開のサテライトオフィスサービスを契約して活用するケースもあります。社員の居住地や営業先と本社・支店の中継地点にサテライトオフィスを置き、そこから業務を行うことで、移動時間の効率化を図ることができます。

コワーキングスペースはフリーランスやスタートアップが利用するケースが多く、多くの場合は個人契約が可能です。仕事の場としてだけでなく、イベントや交流会を通じて積極的にコミュニケーションを図るなど、利用者同士のつながりやコミュニティ作りも目的の一つとなっていることが多いワークスペースです。

なお、レンタルオフィスやサテライトオフィスで交流の場を設けているサービスもあります。人脈やコミュニティを広げたい場合はチェックしてみるとよいでしょう。

バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとは、実際のワークスペースではなく事業用の住所を提供するオフィスのことです。
自宅などを主な仕事場としているものの、ビジネス上住所を公にしたくないような場合に活用できます。

レンタルオフィスを借りるメリット

レンタルオフィスを借りるメリットは数多くあります。その中でも代表的なメリットをご紹介します。

ビジネス価値の高いエリアにオフィスを持てる

都内の中心地などビジネス価値の高いエリアやビルにオフィスを構えようとすると、高額な賃料が必要になります。しかしレンタルオフィスであれば多くの場合、必要な席数を必要な期間だけ契約できるので、同じ場所で賃貸オフィスを利用するよりもコストを抑えてオフィスを構えることができます。
ビジネス価値の高いエリアにオフィスを持つことはステータスの向上となり、取引先へのアピールにもつながります。またアクセス性に優れた場所を選べば他のビジネスエリアへの移動もスムーズになります。

オフィス開設までのスピードが早い

通常、オフィスを開設するためにはまず自社の規模や目的に合った物件を探さなければいけません。希望通りのオフィスが理想の場所ですぐに見つかるとは限らず、理想の物件が出るのを何ヵ月も待たなくてはいけない可能性もあります。また、物件を契約してからも、内装やレイアウトの決定、オフィス用品の調達やインフラ整備などに時間を要します。
しかし、レンタルオフィスならすでに用意されているワークスペースを利用できるため、すぐにビジネスがスタートできます。

オフィス用品や設備が揃っている

レンタルオフィスはデスクや椅子・複合機などのオフィス用品や設備が揃っており、オフィス環境を整えるためにかかる費用を抑えることができます。また、会議室やラウンジなどの機材を用意しているレンタルオフィスも多く、自社オフィスと変わらない環境が実現できます。

インフラ設備コストの削減が可能

多くのレンタルオフィスではWi-Fiなどの通信環境が整っています。通信利用代は月々のオフィス料金に含まれるため、プロバイダや回線の契約、またそれに伴うルーターなどへの投資は必要ありません。電気や水道といったインフラの工事費や利用料、敷金も月額の料金に含まれます。

法人登記が可能なサービスもある

法人登記が可能なレンタルオフィスもあります。法人として事業を展開したいと考えているもののオフィスを構えるのが難しいような場合、レンタルオフィスの法人登記サービスを活用すれば、レンタルオフィスでもしっかり本社として利用でき、事業をスタートできます。
ただし、中には住所利用はできても法人登記はできないレンタルオフィスもあるため、あらかじめ条件をしっかりと確認することが大切です。

会員や入居企業と交流できる

複数の企業や利用者とオフィスフロアを共有するタイプのレンタルオフィスの場合、普段は関わる機会のない他業種の人たちと交流するチャンスがあります。ラウンジなどの休憩スペースが設けられている施設では、ちょっとした休憩時間に他の利用者と交流が生まれるきっかけになるかもしれません。
また、会員や入居企業同士が交流できるイベントを開催しているケースもあります。活用することで交友関係が広がり、思わぬビジネスチャンスが開けるかもしれません。

役立つサービスが多数用意されている

その他、施設ごとに利用者に役立つ多くのサービスが用意されています。自社にメリットのあるサービスを提供している施設を選ぶことで、ビジネスをさらにスムーズに、かつ効率的に展開できるようになります。

レンタルオフィスを借りる際の注意点

想定よりコストがかかる場合もある

レンタルオフィスはサービスによってさまざまな料金プランが用意されていますが、場合によっては基本プランと別に、オフィス家具やオフィスツールをオプションサービスとして追加することではじめて快適に利用できるケースもあります。
必要なオプションサービスを追加しているうちに、結果的に想定よりもコストがかさんでしまった……ということも。料金プランやサービス内容などレンタルオフィスを借りる際の注意点をよく理解したうえで契約することが重要です。

内装を一から作り上げることはできない

レンタルオフィスはすでに完成されたオフィスを利用するサービスなので、内装を一から作り上げることはできません。そのため、「内装デザインにこだわりがある」「オリジナルな空間で仕事がしたい」といった場合の利用には向いていません。
しかし、おしゃれでハイクオリティなオフィス空間を提供しているレンタルオフィスを選べば、一から内装を作るよりも低コストで理想的なオフィスを利用できます。内装に注目してレンタルオフィスを選ぶのもよいでしょう。

レンタルオフィス利用に向いているのは?

レンタルオフィスはどのような業種やどのようなビジネスフェーズでの利用に適しているのでしょうか。

スタートアップや規模拡大中の企業

まだスタートしたばかりの企業ではキャッシュに余裕がない場合も多く、オフィスにかかるコストはできるだけ抑えたいものです。また、事業を拡大していけるかどうか見通しが立っていない状況でいきなり物件を賃貸契約することは大きなリスクを伴います。
しかしレンタルオフィスなら、期間や席数を柔軟に対応可能なため、費用面でのリスクを最小限に抑えながらビジネスを展開できます。レンタルオフィスからスタートし、事業が安定した後に独立したオフィスを構えるスタートアップも少なくありません。

オフィスの在り方を見直したい企業

これまでは本社や支社など代表的なオフィスを構え、そこに大多数の社員が出社するのが一般的でした。
しかし、働き方改革やテレワークの導入が進み、社員ひとりひとりの働き方が多様化するのにしたがって自宅やオフィス外での勤務が増えつつあります。利便性の向上やコストの削減などの観点から本社の縮小を考える企業も増えてきています。

レンタルオフィスに本社機能を置き、事務手続きや書類保管など必要最低限の機能を持たせながら規模を縮小し、テレワークにも対応できるワークスタイルを推進すれば、オフィスのコスト削減が図れるとともに社員の働きやすさを向上させることができます。

プロジェクト単位での利用

新しいプロジェクトの立ち上げにあたり、プロジェクト専用の拠点を設けたい場合があります。しかし、プロジェクトの成否や成長のスピードによっては、固定されたオフィスが事業の足かせになることが考えられます。
その点において、レンタルオフィスなら必要な席数のスペースを期間を定めて契約できるため、気軽にワークスペースを確保できます。

士業など事務所要件が定められている業種

公認会計士や弁護士、税理士など士業に相当する職種では、開業の要件として事務所の開設が定められている場合があります。しかし、開業にあたって独立したオフィスのような広いスペースを必要としないケースもあります。そうした場合にもレンタルオフィスが有効です。
住所利用や法人登記が可能であり、かつセキュリティが守られた空間で顧客との商談が行えるレンタルオフィスを選ぶことによって、個人で物件を契約して事務所を構えるよりもコストを抑えることができます。

レンタルオフィスを選ぶ際の比較ポイント

次に、レンタルオフィスを選ぶ際に注目したいポイントをご紹介します。

オフィスの立地

オフィスの立地はビジネスをスムーズに進めるために非常に重要です。主要な取引先までの距離やアクセス性、交通機関の充実性をチェックしましょう。
また、周辺施設が充実しているかどうかも押さえておきたいポイントです。銀行や郵便局など事務手続きに便利な施設が近くにあると業務をスムーズに進めやすくなります。さらにランチタイムの充実度も変わってきます。

住所利用や法人登記の可否

住所利用や法人登記に対応しているかもチェックしましょう。会社の住所は自社のWebサイトやパンフレット、名刺など各所に記載するものですが、レンタルオフィスの住所利用が不可の場合は代表者の自宅住所などプライベートな情報を記載せざるを得なくなります。
また、住所利用はOKであるものの法人登記を許可していないケースもあります。それぞれ確認しましょう。

料金プラン

レンタルオフィスの料金プランはサービスによって異なるため、どのようなプランが用意されているか比較・検討することをおすすめします。
個室や半個室、共有スペースなど、用意されているスペースの種類によっても料金が異なるほか、最短の契約期間や24時間入室可能かどうかなども異なります。自社に合ったプランを選択しましょう。
また、先述の通り、一見安価に見えてもオプション料金を加算していくと高額になるケースもあるため、必要な機能やサービスを洗い出して総合的な金額で比較することが大切です。

利用可能なスペースの広さ

利用できるスペースの広さも検討のポイントになります。従業員の出入りがどのくらいあるかによって必要なスペースは異なりますが、一人あたりの占有面積が狭いと業務効率が落ちてしまう可能性もあるため、占有スペースは余裕をもって確保することをおすすめします。
また、併設ラウンジやフリーで使えるワークスペースなど、占有スペース以外に利用できる共用部分の広さもチェックしておきましょう。

個室や会議室の有無

個室や会議室が用意されていないレンタルオフィスの場合、取引先との会議や商談を行う際に情報漏えいの観点から問題が生じる可能性があります。専有スペースの他に個室や会議室があるかどうかもぜひ確認しましょう。

セキュリティ

レンタルオフィスは自社以外にもさまざまな人が出入りするため、セキュリティ対策が万全でないと情報漏えいや盗難など思わぬ事態に巻き込まれる可能性があります。安全に業務を進めるためにも、専有スペースの施錠や入退室管理・ネットワークの品質など、どのようなセキュリティ対策を講じているのかを調べておきましょう。

人数や期間の柔軟性

契約するスタッフの人数を柔軟に調整できると、プロジェクトの進捗によってメンバーの数が増減するような場合でも効果的に活用できます。また、1ヵ月単位など利用期間を調整・変更できるかどうかもチェックしましょう。

サービスの充実性

例えば郵便物の受け取り代行やコンシェルジュサービス・清掃サービスなど、レンタルオフィスサービスによって多様なオプションサービスが用意されていいます。業務を円滑にしてくれるオプションを上手に取り入れることをおすすめします。

まとめ

レンタルオフィスには、あらかじめインフラ環境やオフィス用品が揃っていることが多く、必要な期間、必要な席数だけ契約することができるので、コストを抑えながら手軽に事業をスタートできます。スタートアップやテレワーク導入後のオフィス縮小、働き方の多様性への対応にも効果を発揮するでしょう。
立地や料金プラン、住所利用の可否、セキュリティなど、今回ご紹介したポイントに注目しながら、最もマッチしたレンタルオフィスを探してみてください。

ワークスタイリング FLEXは、利便性が高くステータス向上につながる主要なビジネスエリアにレンタルオフィスを展開。最新のオフィス設備と上質なデザインを施したハイクオリティなオフィス空間を提供しており、住所は法人登記でのご利用も可能です。拠点ごとにバリエーション豊富な個室や会議室をご用意し、ビジネスにおけるさまざまなニーズにお応えしています。
レンタルオフィスのご利用をご検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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