テレワーク導入はどう進める?アフターコロナ時代の動向とオフィスの在り方を解説

2020年から続いたコロナ禍により、テレワークは一気に広がりを見せました。しかし、2023年以降、感染拡大がひと段落したこともあり、テレワーク導入企業の割合は低下しています。 この記事では、アフターコロナの今「テレワーク」をどのように考えるべきなのか解説するとともに、テレワークが抱える課題や適切な導入・継続のためのポイントについてご紹介します。

テレワーク導入はどう進める?

Index

  1. 【2023年】アフターコロナ時代のテレワーク動向は?
  2. テレワークを廃止する理由と課題点
  3. テレワーク導入(継続)と廃止、どう判断すればいい?
  4. 失敗しないテレワーク導入の進め方
  5. アフターコロナこそ「オフィス」を見直すべき理由
  6. まとめ

【2023年】アフターコロナ時代のテレワーク動向は?

アフターコロナ時代のテレワーク動向は?

コロナ禍では多くの企業でテレワークの導入が進みましたが、2023年5月に新型コロナウイルス感染症が5類感染症に移行されて以降、行動制限は大きく緩和されています。現在、テレワークの動向はどうなっているのでしょうか。

1.1 テレワーク実施率は減少傾向にある

テレワークの実施動向に関する各種調査では、いずれもテレワーク実施率が減少傾向にあるとの結果が出ています。
例えば、公益財団法人日本生産性本部が2023年1月に実施した『第12回 働く人の意識調査』では、テレワークの実施率が前回(2022年10月)の17.2%から16.8%に減少しました。

参照:日本生産性本部 | 第12回 働く人の意識調査

また、東京都が2023年4月に都内企業を対象におこなった調査でも、従業員30人以上の企業でのテレワーク実施率は前回3月の51.6%に続き、46.7%に留まっています。

参照:東京都 | テレワーク実施率調査結果をお知らせします!4月の調査結果

コロナ禍によって高まったテレワーク実施率が、コロナ禍の収束に合わせて減少しつつあることが読み取れます。

1.2 「テレワーク継続」を望む声は多い

テレワーク実施率が減少傾向にある一方、「テレワークを続けたい」と希望するワーカーは決して少なくありません。

また同調査では、コロナ禍収束後もテレワークをおこないたいかについても調査。「そう思う」「どちらかといえばそう思う」と回答した人の合計は84.9%と非常に高く、テレワーク継続を求める声が多くなっていることがわかります。

1.3 テレワーク導入・定着の支援は続行

2023年現在、国や都は、企業によるテレワークの導入・定着に対する積極的な支援を継続しています。

東京都では、テレワークの導入や運用にともなう疑問や課題を相談できるテレワーク・ワンストップ相談窓口を設定しているほか、企業の実情に合わせて専門家がテレワークについて伴走型で支援するテレワーク導入ハンズオン支援コンサルティングを実施。テレワーク導入経費を最大250万円助成するテレワーク促進助成金も設けています。

参照:東京都 | テレワークを活用して、柔軟な働き方を実現しよう

また、経済産業省が2022年5月に公表した『人材版伊藤レポート2.0』では、人材戦略の5つの要素として「時間や場所に捉われない働き方」が挙げられています。

参照:経済産業省 | 人的資本経営の実現に向けた検討会報告書 〜人材版伊藤レポート2.0〜

このようにテレワークを導入・定着させ、時間や場所に捉われない働き方を実現することは、企業の人材戦略上も、非常に重要と位置付けられています。

テレワークを廃止する理由と課題点

テレワークを廃止する理由と課題点

テレワーク継続を望む声が多く寄せられ、『人材版伊藤レポート2.0』でも時間や場所に捉われない働き方の重要性が指摘される中、テレワーク実施率は減少傾向にあります。 それではなぜ、テレワークを廃止する企業が増えているのでしょうか?理由と課題点を見ていきましょう。

2.1 コロナ禍の一時的な措置として導入した

政府は以前から企業によるテレワークの導入を推進していましたが、ここまで急速に導入が進んだのはコロナが要因といえるでしょう。
緊急事態宣言や政府・自治体による出社率削減要請などを受けて、多くの企業がテレワークを「一時的な措置」として導入しました。したがって、感染が収束に向かうことで元々一時的な措置だったテレワークを廃止した、というのが廃止理由のひとつとして挙げられます。

2.2 テレワーク環境の維持や構築が難しい

企業がテレワークを取り入れるためには、社員一人ひとりがテレワークできる環境を整備しなければなりません。持ち運びできるノートパソコンやタブレット端末の配布、コミュニケーションツールの導入、テレワークに関するルールづくりなど、対策すべき項目は多岐にわたります。
そして、テレワークを導入した後も環境の維持が必要です。これには費用がかかるため、コストの観点からテレワークを廃止するケースも見られます。

2.3 労働環境としてのデメリットが浮上した

働き方改革の一環としての側面もあるテレワークですが、導入によって、むしろ労働環境のデメリットが浮き彫りになるケースもあります。自宅でテレワークをしていると仕事とプライベートの切り替えが難しくなり、仕事とプライベートのメリハリがつけにくいと感じる人もいるでしょう。

またテレワークには十分な通信環境も必要ですが、改善には手間やコストがかかるため、業務の効率化を目的にテレワークを廃止する企業もあります。

こうした労働環境のデメリットを解消するには、ビジネスに適したレンタル・シェアオフィスの導入がおすすめです。 全国約150拠点で展開する多拠点型サテライトオフィスのワークスタイリングSHARE、自宅近くでもテレワークに集中できる個室特化型サテライトオフィスのワークスタイリングSOLOなら、安定した通信環境を完備。テレワークでも効率的な業務が可能です。

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2.4 情報漏洩リスクが高まる

テレワークでは、オンラインで社内情報を保管したりやり取りしたりするのが基本です。社員の自宅や外出先でも情報を閲覧・編集できるので、情報管理を適切におこなわなければ情報漏洩のリスクが高まります。
しかし、社員がテレワーク時に使用するWi-Fiやシステムのセキュリティレベルが低いと、情報漏洩リスクにつながる事態も考えられるでしょう。

情報漏洩が心配なら、万全のセキュリティシステムを完備したワークスタイリングがおすすめ。受付スタッフによる有人管理やセキュリティカメラによる管理に加えて、遮音性の高い会議室や完全個室、電話ボックスを用意するなど、しっかりとしたセキュリティ対策がなされています。また、Wi-Fiは暗号化されていますので通信面のセキュリティも安心です。

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2.5 平等性を担保できず不満につながる

業務内容によっては、テレワークを導入できる部署と導入できない部署があるかもしれません。また、家庭や自宅環境の事情でテレワークが難しい社員もいるでしょう。
このようにテレワークができる社員とそうでない社員に分かれると、社員間での平等性が失われ、不満につながることを恐れて、テレワークを廃止する企業もあります。

2.6 社内コミュニケーションや人事評価の質の低下が懸念される

テレワークを導入すると、社員それぞれが別の場所で仕事をすることになります。実際に顔を合わせて仕事をする機会が減ることにより、社内コミュニケーションの希薄化を懸念する企業もあります。
加えて、管理やマネジメント、人事評価の点からも難しさを感じる声が挙がっています。

コミュニケーション減を懸念される場合は、「サテライトオフィスを一つの拠点として活用する」という方法があります。
例えばワークスタイリングでは、社内メンバーとの円滑なコミュニケーションの場として利用できるだけでなく、イベント等を通して同じ拠点を利用する社外の利用者ともつながることができます。同業他社との情報交換や、異なる業種業界との共創が生まれるきっかけにもなり、テレワークを活用してサテライトオフィスの利用を検討してもいいかもしれません。

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2.7 テレワークで発生する光熱費などの企業側負担が重い

企業によっては、社員が自宅でテレワークを実施する際にかかる水光熱費や通信費などを企業が負担しているところもあります。こうした企業は、オフィスのインフラにかかる費用を負担しつつ、テレワークにかかるインフラ費用も二重で負担することになります。そうした負担の大きさからテレワーク廃止に舵を切る企業もあります。

テレワーク導入(継続)と廃止、どう判断すればいい?

テレワーク導入(継続)と廃止、どう判断すればいい?

では、テレワークを継続するのか廃止するのかの判断は、どのような観点で下せばよいのでしょうか。

3.1 テレワーク不採用のデメリットは?

テレワークを導入するか廃止するかを判断するには、まずテレワークを廃止した場合のデメリットを正しく把握しておかなければなりません。デメリットとしては次のような点が挙げられます。

  • 多様な働き方の一部が失われ、社員の離職につながる可能性がある
  • 育児や介護に忙しい社員のワークライフバランスが崩れる可能性がある
  • BCP(事業継続)対策を再考しなければならなくなる

これらのデメリットを理解したうえで、テレワークの採否を検討しましょう。

3.2 他に多様な働き方への対応策はあるか?

テレワークは社員の柔軟な働き方を実現するのに有効な方法です。顕在化する多様な働き方へのニーズに応え、社員のモチベーション向上につながる施策となります。
またテレワークは、育児・介護で忙しい人や外出が難しい障害を持つ人などの活躍も期待できるワークスタイルです。

これらのニーズを満たす方法が他にない場合、テレワークの導入・継続を検討する価値は十分にあります。

3.3 ツールやサービスの導入で解決できるか?

テレワークで生じた課題をツールやサービスの導入で解決できないか検討するのも効果的です。導入によって解決可能であれば、テレワークを継続してもよいでしょう。

社員間のコミュニケーション不足を解消したい場合、オンラインでもオフィスにいるかのような感覚を共有できるバーチャルオフィスや、気軽にやり取りができるチャットツールの導入が有効です。またタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを導入すれば、社員やチームの業務進捗度を管理できます。

通信環境や情報セキュリティなどハード面での課題を解決するには、設備やサービスの整ったサテライトオフィスの活用が有効です。ワークスタイリングSHAREなら、充実の設備と万全のセキュリティで効率的なテレワーク環境を構築できます。

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3.4 ハイブリッドワークの導入(切り替え)でも問題ないか?

テレワークかオフィスワークかの二者択一で考えるのではなく、両者を組み合わせたハイブリッドワークの導入を検討するのも良いでしょう。

ハイブリッドワークは、各社員が自身の裁量でテレワーク・オフィスワークを選択できる働き方です。例えば、出社せずにできる作業はテレワークでおこない、チームメンバーとの会議の際にはオフィスに出社するなどの方法です。オフィスワークとテレワーク両方のメリットを取り入れられることから、アフターコロナの新たな働き方として注目を集めています。『人材版伊藤レポート2.0』でも、最適なハイブリッドワークの実現の重要性が唱えられており、今後多くの企業で導入が進むと考えられます。

ハイブリッドワークについては、以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。

「ハイブリッドワークとは?メリットとデメリット、導入時の課題を解説」を読む ▶︎

失敗しないテレワーク導入の進め方

失敗しないテレワーク導入の進め方

冒頭でご紹介したように、一度は導入したもののテレワークが十分に定着せず、廃止に踏み切る企業が増えています。
テレワークの導入に失敗しないためには、どのようなやり方で検討を進めればよいのでしょうか。6つのステップで解説します。

4.1 1. 現状を把握する

テレワークの導入について具体的な検討に入る前に、まずは社内の現状を把握しておきましょう。

特に確認しておきたいのが、就業規則をはじめとした人事に関するルール、勤怠管理や人事評価制度などの評価に関するルール、情報システムやセキュリティの整備状況の3点です。この3点は、テレワーク導入後に特にトラブルになりやすいため、あらかじめチェックしておきます。

4.2 2. テレワーク導入の目的と成果指標を定める

テレワークを定着させるためには、目的を明確化し成果指標を定めることが大切です。
導入目的の例としては、育児や介護による離職を減らす、柔軟な働き方を望む優秀な人材を確保する、業務を効率化して生産性を向上する、などが挙げられます。

導入目的が定まったら、実現度を具体的に表す成果指標を決めましょう。数値で見える化することにより、社員もテレワーク導入の目的を理解しやすくなります。

4.3 3. 対象範囲と実施形態を検討、決定する

テレワークは向いている部署とそうでない部署があり、従業員によっても必要度は異なります。そのため、全社一律の導入ではなく、対象範囲を絞って導入するのが一般的です。営業、事務、経理など部署別による範囲の検討もあれば、社員のプライベートを鑑みた個別の検討も必要になります。

また、テレワークとひと口にいっても、実施形態にはいくつか種類があります。在宅勤務を基本とするのか、サテライトオフィスを導入するのか、特に場所を定めず自由に働けるようにするのか、現状と目的に応じて適した形態を検討しましょう。

4.4 4. 実現のために必要な取り組みを整理する

導入範囲と実施形態が決まったら、実現に向けて必要な取り組みを具体的に検討していきます。必要に応じて、テレワーク導入を目的としたプロジェクトチームを立ち上げてもよいでしょう。そのうえで、導入までのスケジュールを組み、必要となる社内ルール、ツールやシステム、情報セキュリティ対策などを整理します。

4.5 5. 導入目的やルールを従業員に周知する

必要項目を整理し導入に向けた準備が整ったら、いよいよ従業員に周知していきます。

テレワーク継続の声が多いとの調査結果をご紹介しましたが、全社員がテレワークを望んでいるわけではありません。
また、テレワークをしたいけれど、業務的なかなか難しい社員もいます。社員ごとに事情や考えが異なることを忘れず、導入目的や成果指標を繰り返し丁寧に周知することが重要です。全社員向けの説明会や研修を開催して、直接社員と対話する機会を設ける方法もあります。

4.6 6. 段階的に導入し、評価と改善を続ける

テレワークは最初からフルパッケージで実施するのではなく、段階的に導入するようにしましょう。対象となる部署のうち一部の部署や社員でスモールスタートし、実際に体験したフィードバックをもらって、改善につなげていきます。

ここで大切なのは、テレワークを導入して終わりではなく、社員から評価をもらって常に改善していく流れを作ることです。テレワークの導入範囲や実施形態も、社内の環境に応じて柔軟に変えていきましょう。

アフターコロナこそ「オフィス」を見直すべき理由

経費削減の具体的なアイデア例

コロナ禍を経て、テレワークやハイブリッドワークをはじめとする「従来とは異なる働き方」が普及してきました。結果として、従来の働き方と新たな働き方、それぞれのメリットとデメリットが浮き彫りになってきています。

そんな今だからこそ、オフィスを見直すことには大きな意味があります。最後に、アフターコロナのオフィスのあり方について考えていきます。

5.1 「集う場所」としてのオフィスの価値

コロナ禍での出社率の低下とテレワークの普及は、社員同士のコミュニケーション不足や会社への帰属意識の低下などの問題をもたらしました。また、通勤するのが当たり前だった従来の働き方では気付きにくかった、一つの場所に集まって働く意義を認識するきっかけともなりました。

自宅でも仕事をすること自体は可能ですが、アフターコロナのオフィスには、コミュニケーションや新たな価値が生まれる場所としての機能が求められるでしょう。テレワークなどの多様な働き方を認めつつ、「集う場所」も維持・継続してチームで仕事を進めていくことは、企業価値の向上につながります。

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5.2 多拠点型サテライトオフィスの併用

近年、勤務時間を個人の裁量で決められるフレックスタイム制や、育休制度・時短勤務制度の充実など、働き方の多様化を図る動きが活発化しています。

『人材版伊藤レポート2.0』は、本社から離れた場所で働く人や自宅での勤務が難しい人に向けてサテライトオフィスを整備することが有効としています。本社、自宅に加え、3つ目の選択肢としてサテライトオフィスでのテレワークを設ければ、社員のより多様なニーズに応えられます。

多拠点型サテライトオフィスなら、自宅に近いオフィスで作業に集中したり、都心のオフィスでチームメンバーと集まったりと、多種多様な働き方が可能です。社外の利用者とのコミュニケーションも生まれ、新たなビジネスチャンスの創出も期待できます。

まとめ

多様な働き方の一環として、テレワークの継続を求める声は大きくなっています。一方、テレワークが持つ課題を理由に廃止する動きが見られるのも事実です。テレワーク導入を成功させるためには導入目的を明確にし、適切な環境を用意したうえで、社員にしっかりと周知するよう心がけましょう。

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「集う場所」としてのオフィスを持ちつつ、社員の柔軟な働き方を実現したいなら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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