効果的な経費削減とは？
アイデアと考え方、注意点を解説

経費削減とは？

「経費削減」とは、企業が事業をおこなううえで必要なコストを削減する取り組みのことです。
企業活動には、人件費、広告宣伝費、研究開発費などさまざまな経費がかかります。事業に支障が出ないよう、最適化を図りながら削減内容を検討するのがポイントです。

経費削減と似た言葉に「経費節減」があります。
経費削減が「費用項目そのもの」を見直すことであるのに対し、節減は節約に近い概念です。電気やガスの使用量を減らしてコストを切り詰める、裏紙を使ってコピー紙の消費を抑えるなどの例が該当します。

経費削減を検討すべき理由とメリット

そもそもなぜ、企業は経費削減を検討すべきなのでしょうか。経費削減を検討すべき理由と、経費削減がもたらすメリットについて解説します。

2.1 コストの最適化が結果的に利益の増大につながる

企業が利益を増やすためには、「売上を増やすこと」と「経費を減らすこと」の二つの方法があります。もちろん売上の拡大は大切ですが、新たな顧客獲得や新商品の開発など、効果が現れるには時間を要するケースがほとんどです。
対して経費を減らすことは、今あるもの、やっていることを見直すため、効果が直接的に現れます。不要な経費を削減し、本当にかけるべきところに経費がかけられれば、コストの最適化が実現し、従業員のエンゲージメントやモチベーションを高めるための施策に取り組めるようになるでしょう。

2.2 コスト配分を見極められる

経費削減を検討すると、企業にとって必要なものと不要なものが明確化し、業務の無駄を炙り出せます。経費のかけどころも見えてくるので、適切なコスト配分が見極められるようになるでしょう。

2.3 業務効率や企業価値を高める機会になる

経費削減によって無駄な部分がカットされると、その経費をツールの導入やオフィス環境の改善などに活用でき、業務が効率化されます。従業員は余計な業務から解放され、コア業務やより発展的な業務に労力を割けるようになるでしょう。それにより従業員のモチベーションがアップしエンゲージメントが高まれば、業績や企業価値の向上へとつながっていくでしょう。

経費削減の考え方と注意点

業績や企業価値向上につながる経費削減ですが、闇雲なコストカットは危険です。以下で紹介する5つの考え方と注意点を意識し、適切に経費削減を実施しましょう。

3.1 全社的かつ長期的な取り組みとして考える

経費削減は経費節減と異なり、抜本的な経費の見直しをともないます。削減によって生じる影響を検討し、社員のモチベーション低下につながらないよう気を付けなければなりません。経費削減を全社的な取り組みとして周知し、社員一人ひとりに経費の意識を持たせるのも効果的です。

経費削減は、継続によって効果が現れるケースもあります。いったん削減したものの、想定していたほどの効果が得られず、途中でもとに戻す判断もあるかもしれません。
しかし瞬間風速的に実施するのではなく、長期的な視点で取り組み、必要に応じて検証やブラッシュアップをおこなう姿勢が大切です。

3.2 具体的な数値目標を立てる

漠然と経費削減だけを掲げてしまうとコストの最適化が図れず、適切でない経費削減や社員のモチベーション低下につながります。また経費削減の程度を見ても成功なのか失敗なのかの基準がはっきりしないため、ブラッシュアップができません。

経費削減を検討する際は、具体的にどれだけ削減するのか、どれくらいのコスト最適化を目指すのかを明確にしましょう。目標が明確であれば、削減効果を可視化できるうえ、全社員の目線を合わせることもできます。

3.3 得られる効果の大小を確認する

経費削減は業務効率化や社員のエンゲージメントを向上するための手段であって、削減そのものが目的ではありません。経費削減を検討する際には、取り組みの数や程度ではなく、削減によって得られる効果の大小に注目しましょう。

3.4 サービスの品質が低下する施策は避ける

企業価値向上や社員のエンゲージメント向上といった目的に反するコストカットはおこなうべきではありません。経費削減によってサービスや商品の品質が低下してしまっては本末転倒です。品質低下が原因で売上が下がってしまったら、いくら経費を削減しても、結果的に利益が減ってしまうでしょう。あくまでも無駄を省く視点で削減内容を検討する必要があります。

3.5 社員への影響を意識する

人件費やオフィスコスト、水光熱費の削減などは労働環境に直結するものであり、社員への影響も大きいはずです。社員のモチベーションが維持できるよう、まずは経費削減の明確な目標を定めたうえで、一丸となって達成する意識を全社で共有しましょう。経費削減によって得られるメリットの提示も大切です。

経費削減の進め方と流れ

続いて、経費削減に取り組む際の具体的な進め方を見ていきましょう。全体の流れを4つの段階に分けて解説します。

4.1 経費削減の目的と目標を整理する

経費削減検討のスタートは、目的と目標の整理です。第一段階として、なぜ経費削減をおこなうのか、経費削減によって何を実現したいのかを明らかにします。

目標は、できる限り具体的な数値を盛り込んだものにしましょう。目的や目標を可視化することで、社員の目線を合わせやすくなります。基準ができれば削減効果も見えるようになり、評価やブラッシュアップもしやすくなるでしょう。

4.2 必要な経費と不必要な経費を確認する

目的と目標が整理できたら、具体的な削減項目を検討していきます。すべての経費をつぶさに確認し、必要な経費と不必要な経費の仕分けを実施します。不必要な経費は削減項目の有力な候補になります。

また、一見必要と思われる経費にも優先順位があるはずです。削減の目的・目標と照らし合わせながら、優先順位の低い項目も削減候補としてリストアップしましょう。削減すべきか判断のつかない項目は無理にカットする必要はありません。

4.3 経費削減による効果をシミュレーションする

不要な項目や優先順位の低い項目を洗い出し、削減候補が見えてきたら、経費削減による効果をシミュレーションしてみます。
該当項目にかかる費用をただ足すだけなら単純ですが、実際はそう簡単にはいきません。なぜなら、コスト削減によるマイナスの効果も考えなければならないからです。例えば、あるシステムにかかる経費を削減した場合、代わりに社員が手作業で処理する手間が増えるかもしれません。

まったく不要なものであれば別ですが、多くの項目は代替案を考えなければならないでしょう。削減によって生じるマイナスの効果も考慮したうえで、本当に削減するのかを総合的に判断する必要があります。

4.4 経費削減策を共有・周知する

当初設定した経費削減の目的・目標に沿って経費削減策が決定したら、いよいよ社員や現場に共有・周知します。経費削減で何を実現するのか、そのビジョンを明確に説明し、全社一丸となって取り組むよう働きかけましょう。

経費削減は全社的な施策ですが、それぞれの項目は社員や現場の協力がなければ実現できないものばかりです。経費削減の目標数値を提示したうえで、目標を達成するために社員や現場が何をすべきか、具体的に示しましょう。

丁寧に共有・周知し、全社員が同じレベル感で経費削減に臨める環境を作ることが成功の鍵です。

経費削減の具体的なアイデア例

最後に、効果が期待できる経費削減の具体的なアイデアを5つご紹介します。自社の状況に適したメニューを検討し、取り入れてみましょう。

5.1 オフィスコストの見直し

経費削減策の一つとして、オフィスコストを見直す方法があります。オフィスコストとは、オフィス環境を整備するための経費のこと。賃料、設備のリース料、清掃費、コピー用紙や文房具にかかる費用などが挙げられます。

例えば働き方の多様化によりオフィスへの出社率が低下している場合、空間の使い方やレイアウトを見直すのが効果的です。座席減でできたスペースをミーティングルームにすれば、外の会議室を借りる必要がなくなり、経費削減につながるかもしれません。

利便性の高い主要なオフィスエリアにレンタルオフィスを展開するワークスタイリングFLEXは、オフィス家具やWi-Fi、会議室などをすべて完備。初期コストが不要なうえ、会議室や複合機などのサービスも利用料金に含まれるので、オフィスコストを抑えられます。契約後すぐに業務をスタートでき、法人登記も可能です。また、企業のステータスを高める立地にオフィスを構えられるため、社員のモチベーション向上や働きやすさにもつながるでしょう。

また、自社占有で契約しているサテライトオフィスがうまく機能していない場合、シェアオフィスに変えれば、月々の賃料が抑えられることに加えオフィス家具やインフラにかかる経費を削減できます。
ワークスタイリングSHAREは、さまざまなワークスタイルやビジネスニーズに応える法人向け多拠点型サテライトオフィスです。主要駅から近い好立地のオフィスを10分から利用でき、スピーディーな対応が求められる業務にも落ち着いて対応できます。

経費削減の一環でオフィスコストの見直しを検討しているなら、ぜひお気軽にワークスタイリングFLEX/ワークスタイリングSHAREにご相談ください。

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5.2 インフラコストの削減

経費削減で優先して検討すべきは固定費の削減です。固定費は定期的にかかるものであり、削減効果が大きく、どれくらい削減できるのかイメージしやすいものです。

なかでも、水光熱費や通信費などのインフラコストは削減を検討したいポイントです。クールビズやウォームビズの全社的な推進により室温設定を1〜2度変えるだけでも一定の効果が期待できますし、地球環境保護に貢献し企業の価値を高める意味でも取り組む価値があります。
通信費についても、昨今通信会社によるプランの改定が相次いでいます。複数社から見積もりを取り、よりコストパフォーマンスの優れたプランがないか検討してみましょう。

5.3 ペーパーレス・オンライン化

ペーパーレスやオンライン化の推進も経費削減につながる施策です。コピー用紙や文房具類、プリンターのインクなど消耗品にかかる費用も経費の一定の割合を占めています。管理が適切にできておらず無駄なコストが生じているケースがないか確認してみましょう。

ペーパーレスやオンライン化では、消耗品費を削減できるほか、社員間のコミュニケーションや情報共有の活性化も期待できます。それらが実現すれば、経費削減以上の効果をもたらすかもしれません。

5.4 アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用した人件費の見直しも経費削減に有効です。人件費は全体に占める割合が大きいコストであり、削減できれば絶大な効果を発揮します。コアでない業務や管理部門を外部委託すれば、人材をコア業務に向けることもでき、業務効率化にもつながります。

ただし、人件費の削減は社員のモチベーション低下を招く恐れもあり、バランスを見ながら進めなくてはなりません。削減より最適化の視点で検討するとよいでしょう。

5.5 業務の標準化・マニュアル化

業務の標準化やマニュアル化によっても経費削減を実現できます。標準化されマニュアルがある業務は、社員教育の手間を省けるほか、成果の均質化が図れるからです。

マニュアルは作成して終わりではなく、状況に応じた更新が大切です。実際の業務内容に合ったマニュアルになるよう常に見直していけば、ノウハウが蓄積し、経費削減効果はより大きくなるでしょう。

マニュアルを紙で作ると印刷コストがかかるだけでなく、保管スペースが必要になってしまいます。データ化して社員にオンライン共有すれば、ペーパーレス化も達成できるのでおすすめです。

まとめ

経費削減を実施すればコストの最適化が図れ、業績向上や業務の効率化を実現できます。全社的かつ長期的な取り組みとしてとらえ、具体的な目的や目標数値を設定して、社員を巻き込みながら進めることが重要です。

会社のコスト最適化を検討している方におすすめしたいのが、レンタルオフィスの活用です。レンタルオフィスは、デスクや複合機などのオフィス用品や設備機器類、通信環境が整備されており、オフィスにかかるコストを削減できます。

ワークスタイリングFLEXは、利便性の高い主要オフィスエリアにレンタルオフィスを展開しており、経費削減を図りつつ社員のモチベーションアップに貢献します。法人登記による住所利用も可能なので、本社や主要な事務所としても利用できます。

オフィスのあり方を見直し経費削減の実現を目指す際には、ぜひお気軽にご相談ください。