オフィスのデスク周りの整理整頓のコツとアイデアを紹介

オフィスのデスクを整理するメリット

オフィスのデスクを整理整頓すると、以下の3つのメリットがあります。

・仕事の効率を上げられる
・無駄な時間を省ける
・物を無くしにくくなる

仕事の効率を上げられる

オフィスのデスクを整理すると、予定通りに仕事が進めやすくなるので、仕事の効率を上げられるのがメリット。必要なものが整理されているため、仕事に不要な物や書類といった情報が少なくなり、ほかのものに気が散ることが少なくなります。

デスクの上が散らかっていると、情報が多すぎて気が散ってしまうケースも少なくありません。どこになにがあるのかをしっかり整理しておくことで、業務だけに集中できるようになるでしょう。

無駄な時間を省ける

オフィスのデスクを整理することで、物を探したり、気が散ったりすることが少なくなるため、無駄な時間を省けるのもメリットの1つです。オフィスのデスクの上に置くもの、引き出しの中に片付けるものなど定位置が決まっていれば、ものを探す時間が少なくなります。

オフィスのデスク上に書類、文房具、私物などが散らかっていると、作業スペースが狭くなるため効率的ではありません。1日に何度も書類や物を探しているという方は、仕事を円滑に進めるためにもオフィスのデスクを早めに整理しましょう。

物を無くしにくくなる

オフィスのデスク周りを整理すると、物を無くしにくくなるのもメリットです。定位置を決めておくことで物を探す手間もなくなり、使い終わったら元の場所に戻す習慣がつくため、物を無くしにくくなります。

また、デスク周りが整理されていると企業の機密情報や顧客情報などの大切な重要書類も紛失せず、しっかり保管できるのも利点です。

オフィスのデスク周りの整理整頓のコツ

オフィスのデスク周りの整理整頓のコツは、以下の通りです。

1.要らないものは捨てる
2.定位置を決める
3.書類は内容ごとに整理する
4.出したものは就業時間に片付ける

1.要らないものは捨てる

オフィスのデスク周りを整理整頓する際は、要らないものを捨てることから始めましょう。必要なものを絞ることで、整理整頓がしやすくなります。

必要なものなのか不要なものなのかの判断は、1年以上使っていないかを目安にするとよいでしょう。1年以上使わないものは、再度使う可能性が低いため、思い切って処分するのがおすすめです。

2.定位置を決める

オフィスのデスク周りのものは、定位置を決めることも大切です。片付ける場所を決めることで、置きっぱなしを防ぎ、必要なときに取り出しやすくなります。

また、定位置を決める際は、使用頻度が高いものを取り出しやすい場所におくのがおすすめ。簡単に取り出しやすくなり、片付ける負担も少なくなります。

3.書類は内容ごとに整理する

オフィスのデスクの書類を整理するときは、種類、案件など内容ごとに整理すると便利です。各内容ごとでファイリングをすれば、保管もしやすく、確認するときも書類を探す時間が少なくなるでしょう。

また、書類をデータ化することで、収納スペースを節約できます。書類が多くて散らかっているという場合は、書類のデータ化を検討しましょう。

4.出したものは就業時間に片付ける

就業中に出したものは、就業時間に片付ける習慣を付けるのもポイント。使用したものをそのまま出しておくと、デスクがすぐに散らかってしまいます。

就業時間前に綺麗に片付けておけば、整理されたデスクを維持しやすくなるのもメリット。次の日も綺麗なデスクで業務を開始できるため、業務効率のアップが期待できます。

オフィスのデスク周りの整理整頓アイデア

次に、オフィスのデスク周りの整理整頓アイデアを紹介します。

1.使用頻度の高いものはデスクの上に出す

オフィスのデスク周りを整理する際は、使用頻度の高いものはデスクの上に出しておきましょう。その日の業務で使うものがそばにあれば、必要なときにスムーズに取り出せます。

ただし、書類を出す際平積みにしてしまうと、スペースを取ったり、探す手間が増えてしまったりします。書類をデスク上に出す場合は、ファイルボックスを活用し、書類を立てて置くのがおすすめです。

2.引き出しの一番上は文房具にする

オフィスのデスクの引き出しの一番上は、文房具にするのがおすすめ。細々とした文房具がデスク上に出ていると、散らかった印象になりがちです。

のり、はさみ、クリップ、ペンなどを仕切りで区切って収納すれば、さらに取り出しやすさがアップするでしょう。文房具の定位置を決めれば、元に戻す習慣作りにもなります。

3.書類は案件ごとに整理してラベルを付ける

オフィスのデスク周りの書類は、案件ごとに整理してラベリングしましょう。ファイルに整理しても何の内容なのかが一目で判断できなければ意味がありません。

リフィルを内容ごとに分類できるインデックスや、ラベルシールなどを使って何の書類が入っているのか分かるようにしておきましょう。

4.引き出しの2番目以降はあまり使わないものを入れる

オフィスデスクの引き出しの2番目以降は、あまり使わないものを入れましょう。引き出しが下段になるほど物が取り出しにくくなります。

2段目以降は使用頻度の低いもの、3段目には厚みのある書類などそれぞれの引き出しで使い方を検討してみてください。

5.ファイルボックスを使う

オフィスのデスクの書類を整理するときは、ファイルボックスを活用しましょう。ファイルボックスは、デスク上にファイルを立てて置いたり、引き出しの中でファイルが倒れないようにしたり、さまざまな活用方法で整理整頓できる便利グッズです。

散らかりやすい書類や本などは、ファイルボックスを活用し、デスク周りをすっきりさせましょう。

フリーアドレスのデスク周りの整頓アイデア

固定席がないフリーアドレスのデスク周りの収納アイデアは、以下の通りです。

・移動式のバックを使う
・カバンフックを使う

移動式のバッグとは、パソコンや書類、文房具などたっぷり収納できるバッグです。収納ポケットが多いものだと、収納するものの定位置が決められるため、オフィスデスク同様に作業しやすくなるでしょう。

また、移動式のバッグがデスクにかけられるカバンフックもおすすめ。バッグをデスク近くにかけておけるので、バッグから必要なものを取り出しやすくなります。

固定席がないフリーアドレスは、毎回書類や文房具など必要な物を持ち運ばなければならないため、整理整頓グッズをうまく活用し、作業効率をアップさせましょう。

オフィスのデスク周りの整理整頓グッズ

ここからは、オフィスのデスク周りの整理整頓グッズを紹介します。100均や無印良品などで安くそろえられるものが多いので、ぜひ活用してみてください。

・引き出し仕分けBOX・立てられるペンケース
・レターボックス
・机上台
・ケーブルボックス
・移動ラック
・足元収納ラック
・メモスタンド
・ドリンクホルダー

文房具を整理整頓する際は、引き出し仕分けボックスや立てられるペンケースがおすすめ。引き出し仕分けボックスは、文房具ごとに分けて収納でき、立てられるペンケースはデスク上に出していても散らかって見えません。

レターボックスや机上台は、書類を整理するときに便利。机上台とは、デスクの上に設置できる小型の机で、卓上台の下に書類やキーボード、マウスなどを収納できます。

ケーブルボックスは、デスク周りのケーブルをすっきり収納できるアイテム。ごちゃごちゃしがちなケーブルをまとめるだけで、デスク周りの掃除がしやすくなるのもポイントです。

また、使用頻度に合わせてドリンクホルダーやメモスタンドなどのグッズもおすすめ。収納が足りない場合は、移動ラックや足元収納ラックなども活用し、デッドスペースを有効に活用できるとよいでしょう。

オープンスペースを自由に使用したいなら『ワークスタイリングBASE』がおすすめ

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まとめ

オフィスのデスク周りが整理整頓されていると、仕事の効率が上げられたり、物を無くしにくくなったりするなどのメリットがあります。物を探したりする手間もなくなり、綺麗なデスクの上で作業ができるため、ストレスなく業務が行えるようになるでしょう。

オフィスのデスク周りを整理する際は、ただ片付けるだけじゃなく、定位置を決めたり、内容ごとにまとめたりすることも大切。整理整頓グッズを活用し、仕事のしやすさを考えて整理整頓を行ってみてください。