オフィスのオープンスペースとは？事例やメリットデメリットを解説

オフィスのオープンスペースとは？

オフィスのオープンスペースとは、従業員が気軽に集まれる多目的なスペースのこと。会議室や執務室のように個室で仕切られていないスペースなので、リフレッシュできる空間となったり、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れたりするのが特徴です。

オフィスにオープンスペースを作るメリット

オフィスにオープンスペースを作ることで、以下の3つのメリットがあります。

・業務の生産性が高くなる
・企業のイメージを高められる
・コミュニケーションが取りやすくなる

業務の生産性が高くなる

オフィスのオープンスペースはいつもと違う業務環境で作業できるため、生産性が高くなることが期待できます。長時間同じ場所で業務を行うと、集中力が途切れてしまうことも少なくありません。

オープンスペースで業務を行い、業務の環境を変えることで、リフレッシュして作業ができるようになります。

企業のイメージを高められる

オフィスにオープンスペースを作ると社員が働きやすい環境を整備していることが求職者や他社などから認められ、企業のイメージを高められるのもメリットです。気軽にコミュニケーションが取れたり、リフレッシュしたりする空間があることで「この会社で働きたい」と思ってもらえる機会も増えるでしょう。

モチベーションアップにつながる

オフィスにオープンスペースをつくると、従業員のモチベーションアップにつながるのもメリット。新しい環境では発想力や創造性が高まるため、新しいアイデアが生まれやすくなり、仕事に対する意識が変わることが期待できるでしょう。

さらに、仕事に対するモチベーションをアップすることで、従業員の離職率の低下も期待できます。

コミュニケーションが取りやすくなる

オフィスにオープンスペースを作ることで、執務室や会議室で話しにくいライトな会話も楽しめるため、従業員同士でコミュニケーションが取りやすくなります。気軽に情報交換や交流ができる環境があると、企業全体の雰囲気改善にもつながるでしょう。

オフィスにオープンスペースを作るデメリット

オフィスにオープンスペースを作ることで、以下の2つのデメリットがあります。

・プライバシーの確保が難しい
・周囲が気になる

プライバシーの確保が難しい

オフィスのオープンスペースは、壁や仕切りがないオープンなスペースが特徴のため、プライバシーの確保が難しいのがデメリット。例えば、オープンスペースで話した会話をほかの部署の人に聞かれるといった懸念点があります。

そのため、プライバシーを確保する必要がある業務や会議は、オープンスペースで行わず、会議室で行いましょう。

周囲が気になる

オフィスのオープンスペースは、周囲の騒音やノイズ、視線などが気になる点もデメリットです。オープンスペースは、コミュニケーションの活性化が目的で利用される場合も多く、とくに話し声が気になるケースが多いです。

騒音やノイズを気にしにくくするには、オフィスにBGMを取り入れると、話し声や物音をマスキングする役割を期待できます。オープンスペースにもファミレスタイプ、カフェタイプなどさまざまなタイプがあるため、ストレスが溜まりにくい環境を作ることが大切です。

オフィスにオープンスペースを設置する際の注意点

オフィスにオープンスペースを設置する際は、以下の2つの点に注意しましょう。

・オープンスペースの使用ルールを決める
・整理整頓と清掃を徹底する

オープンスペースは、さまざまな社員が共有で使うスペースとなるため、ルール作りは大切です。例えば、電話やWeb会議をする際のルールや、飲食はOKなのかといったルールを作る必要があるでしょう。

また、オープンスペースを使い終わった後の整理整頓、清掃も徹底して行うこともポイントです。手軽に掃除できるシートや清掃用具を設置しておき、常に清潔な空間を保てるようにしたり、毎週の一定時間に一斉に掃除する時間を設けたりして、オフィス内をより清潔に保てるようにルールを整備しましょう。

オフィスのオープンスペースの設置事例を紹介

オフィスのオープンスペースは、ファミレスタイプやカフェタイプなどさまざまな種類があります。ここでは、オープンスペースの設置事例の一部を紹介します。

ファミレスタイプのオープンスペース

ファミレスタイプのオープンスペースは、テーブルを挟んでソファーを設置するボックス席のことをいいます。座ると顔が隠れるくらいの高さのパネルを設置すれば、周囲の視線をそれほど気にせず、従業員がランチタイムに利用したり、リフレッシュ空間として使用したりできます。

ファミレスタイプのオープンスペースは、簡易的な会議や、来客対応などにも活用できます。会議室が空いていない際に、会議室代わりとして活用できるのもメリットです。

カフェタイプのオープンスペース

カフェタイプのオープンスペースは、お茶やコーヒーを飲みながら休憩や作業ができる空間。さらに、インテリアにこだわることで、まるでおしゃれなカフェにきたような空間が演出できるため、リフレッシュ効果も高まります。

カフェタイプのオープンスペースは、個人の業務や打ち合わせ、Web会議やランチタイムなどさまざまな使い方があります。自由に飲めるカフェコーナーを設置すれば、オープンスペースに従業員が集まるきっかけとなり、社内のコミュニケーションの促進も期待できるでしょう。

オープン会議スペース

オープン会議スペースとは、5～10人程度の従業員が開かれた空間のなかで会議ができるスペースのこと。ホワイトボードやモニターなどを設置しておけば、会議室でなくても気軽にミーティングが可能になります。

多くの導入企業では、プライバシーの確保が必要な会議は個室の会議室で、それ以外はオープン会議スペースを使うように周知を行い、会議室不足を解消する目的で利用されています。

専有個室を持たず登記とオープンスペースの利用が可能な「ワークスタイリングBASE」

さらに、仕事に対するモチベーションをアップすることで、従業員の離職率の低下も期待できます。
企業にオープンスペースを設置できる空間がない場合は、サービスオフィスを活用するのも1つの手段です。

三井不動産が運営する「ワークスタイリングBASE」は、専有個室を持たずに登記と契約拠点のオープンスペースが無料で利用できるサービス。ワークスタイリングBASEは、ファミレスのようなコミュニケーションが取りやすいスペースや、外の風景を眺めながら作業ができるオープン席など、リフレッシュできる空間が整っています。

さらに、会員の貸し会議室サービスも行っており、必要に応じて約1,100円／会議室席・時間で利用できるのもメリット。全国約550拠点に展開するシェアオフィス『ワークスタイリングSHARE/SOLO』も別途有料で利用できるので、場所を選ばず仕事に打ち込める環境を整えられます。

まとめ

オフィスにオープンスペースを設置することで、業務の生産性を高めたり、社員同士コミュニケーションが取りやすくなったりするなどのメリットがあります。ただし、壁や仕切りなどがない解放的なスペースとなるため、会議室と使い分けるといった対策も必要でしょう。

また、オフィスにオープンスペースを設置できる空間がない場合や、導入費用を抑えたいという企業は「ワークスタイリングBASE」のようなオフィスサービスを活用するのがおすすめ。テーブルや椅子など、さまざまな初期投資を抑えつつ、オープンスペースを導入できるのが魅力です。

本記事で紹介した注意点を抑えつつ、オフィスのオープンスペースの導入について検討してみてください。