リモートオフィスとは？テレワークとの違いや導入のポイントを解説！

リモートオフィスとは？

リモートオフィスとは、会社以外の場所で業務をする作業環境のこと。自宅やカフェ、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、個々が選んだ場所で作業でき、自由な働き方ができる作業環境のことを指します。

コロナ渦での感染対策や多様な働き方の促進のために、近年リモートオフィスを導入する企業が増えています。

リモートオフィスとテレワークの違いは？

リモートオフィスとテレワークは似た意味を持ちますが、作業環境とワークスタイルの違いがあります。

リモートオフィスは、従業員が企業のオフィスをはじめとする、指定の仕事場所以外の作業環境のことです。例えば、自宅やレンタルオフィス、オープンスペースなど、従業員が選んだ場所で作業ができる環境のことをいいます。

一方、テレワークとは、会社に通勤せずに自宅やカフェなど離れた場所で業務をするワークスタイルのことです。

リモートオフィスで業務するメリット

ここでは、リモートオフィスで業務するメリットについて解説します。

業務効率化・集中力アップ

リモートオフィスは、従業員が好きな場所や、気を遣わない場所で自由に働くことにより、集中力や生産性を高められるのがメリットです。

また、会社でミーティングや会議などをする際、直接的なやり取りを行わなければなりませんが、Web会議ツールやコミュニケーションツールなどを活用することで、社員同士の直接的な接触を避けられます。

その結果感染症の予防や、体調不良による人手不足も軽減できるため、業務が円滑に進行できるでしょう。

移動時間の短縮

従業員の自宅、駅の近くの作業環境を選ぶことで、通勤時間の短縮になるのがメリットです。通勤時間は人それぞれですが、数時間かけて通勤をする人も少なくありません。

移動時間を短縮できれば、すぐに作業を開始できるだけでなく、家庭やプライベートの時間も充実させられます。仕事時間以外の時間も充実させることで、従業員の仕事に対するモチベーション向上も期待できるでしょう。

初期費用や維持管理費用コストの削減

リモートオフィスを導入することによって、オフィスの維持管理費や光熱費、従業員の交通費などのコストが削減できるのもメリット。

リモートオフィスを活用することで、広いオフィス空間の必要性が低減するため、家賃の安いオフィスに切り替えられる場合もあります。

また、オフィスに人がいない分、電気やガス、水道代の消費量も減少するため、さまざまなコストを削減できるでしょう。

リモートオフィスを適切に導入しないとどうなる？重要性を解説

リモートオフィスは適切に導入しないと、情報漏洩のリスクが生じたり、生産性が低下したりする場合があります。ここからは、リモートオフィス導入の重要性について解説します。

情報漏洩のリスクがある

リモートオフィスを適切に導入しないと、機密情報の情報漏洩のリスクがあるので注意が必要です。例えば、セキュリティが弱い通信環境やデバイスを使用した際に、不正アクセスによって機密情報が外部にさらされるケースがあります。

プライバシーに配慮できる作業環境、SSIDと暗号化キーで不正アクセス対策などの利用者のみがアクセスできるネットワーク環境など、セキュリティ体制が整ったリモートオフィスを導入することで、情報漏洩のリスクを軽減できます。

生産性が低下する

リモートオフィスを適切に導入しないと、オフィスに出勤しなければならないため、通勤時間や移動時間が発生します。満員電車での移動や長時間拘束されるストレスによって、生産性が低下することがあるでしょう。

リモートオフィスは、移動時間や拘束時間を短縮できるため、従業員の疲労感を軽減できます。

ただし、リモートオフィスは、コミュニケーション不足に陥る可能性があります。導入する際には、コミュニケーションの取り方について検討しておく必要があるでしょう。

リモートオフィスの導入のポイント

リモートオフィスを導入する際は、円滑に作業できる環境を整えることが大切です。以下でリモートオフィスの導入のポイントについて解説します。

スペックの高いパソコンを選ぶ

快適に業務を行うためには、リモートワークが快適にできるスペックのパソコンが必要です。

パソコンの頭脳とも呼ばれるCPUは、パソコン全体の処理性能に影響を及ぼします。スペックが不足しているとパソコンの動作が重くなり、作業効率が悪くなってしまうため注意が必要です。

また、メモリが不足するとパソコンの動作が不安定になることがあります。容量が大きくなるほど多くの情報を同時に処理できるため、メモリのスペックが高いものを選びましょう。

さらに、外出やオフィス出社がよくある場合は、移動時の持ち運びについても考慮するのがおすすめです。

快適なネット環境

スムーズに業務を行ううえで、快適なネット環境も重要です。十分に要件を満たしていない回線では、Web会議中にフリーズしたり、PCの動作が重くなったりしてしまうことがあります。通信速度が安定しており、通信トラブルが少ないネット環境を整えましょう。

バーチャルオフィスツールを活用する

バーチャルオフィスツールを活用することで、従業員間でコミュニケーションを円滑に取れるようになります。Web会議ツールやコミュニケーションツールなどは、リモートオフィスでも効率的に業務を行うための機能が多数搭載されているのが特徴です。

各ツールの種類やグレードによっても利用できる範囲が異なるため、適切なツールの選択も重要です。

セキュリティ対策を行う

リモートオフィスは、セキュリティ対策を行うことが大切です。基本的なリモートワークは、社内インターネットを介してアクセスを実施するため、情報漏洩やウイルス感染などのリスクがあります。

ハードディスク内のデータ暗号化、ウイルス対策ソフトの導入など、ネットワークセキュリティの強化を行いましょう。

また、自宅以外のカフェやコワーキングスペースといった場所で作業する際は、第三者に盗み見や、社内情報が記録されたUSBメモリなどを紛失などといったトラブルが起きる可能性があります。

こうしたトラブルが起きないようセキュリティ対策を強化し、テレワーク勤務者のルールを遵守する仕組みづくりも大切になるでしょう。

集中できる個室がおすすめ

テレワークオフィスを導入する際は、集中できる個室がおすすめ。部屋が仕切られているプライベート空間で作業することによって、人目を気にすることなく業務ができます。

また、個室で作業することによって、感染症の予防にもつながります。レンタルオフィスは、クルーによる有人管理、セキュリティカメラによる警備、音漏れ防止など、さまざまなセキュリティ対策が行われているのもメリットです。

リモートオフィスなら「ワークスタイリング」

リモートオフィスは、導入コストやルールづくりの問題で、なかなか導入が難しいという方も多いでしょう。

三井不動産の法人向けのレンタル・シェアオフィスサービス「ワークスタイリング」は、快適かつセキュリティ対策が整った環境で業務ができます。

オフィスの開設にかかる敷金や工事費、電気、水道、Wi-Fiなどのインフラ費用などもオールインクルーシブ料金で利用できるので、ぜひチェックしてみてください。

ワークスタイリング FLEX

「ワークスタイリング FLEX」は、1ヶ月、1席から利用することができるサービスオフィス。新宿や六本木、汐留などの都心を中心に展開されており、本社オフィスやプロジェクト単位の利用も可能です。

クルーによる有人管理、セキュリティカメラによる警備、サウンドマスキングシステムによる音漏れ防止などセキュリティ対策も充実しています。入退館もICカードで管理しており、万が一紛失した場合でも遠隔操作で停止できるのもポイント！

ワークスタイリング BASE

「ワークスタイリングBASE」は、専有個室をもたず、登記だけ行いたい場合におすすめのシェアオフィスプランです。契約拠点のオープンスペースが無料で利用でき、全国約550拠点のワークスタイリングも別途有料で利用できるのもうれしいポイント。

入退館手続きは、個別会員サイトで発行されるQRコードでチェックインします。会議室や応接スペースも完備されているため、必要に応じて利用できるのも特徴です。

ワークスタイリング SHARE

「ワークスタイリング SHERE」は、法人向けの多拠点型サテライトオフィスです。本社1拠点での働き方に加え、ワーカーのワークスタイルやライフステージにあわせた多拠点のオフィスを10分単位で利用できます。

電話ブースや隣の席の声が遮断されるサウンドマスキングなどプライバシーにも配慮されており、セキュリティ体制もばっちり。個室から会議室まで多様なワークスペースが利用でき、備品や複合機などのオフィスツールも完備しているため、円滑にビジネスを進められます。

リモートオフィスに関するQ&A

Q. リモートオフィスのスペースは何畳必要？

リモートオフィスのスペースは、3畳以上がおすすめです。3畳ほどの広さがあれば、棚や機材なども設置可能で、快適な環境を整えられます。

Q. リモートスペースをレンタルする際の選び方は？

リモートスペースをレンタルする際は、以下のポイントをチェックして選びましょう。

・セキュリティ対策が充実しているか
・自宅や駅からの距離は近いか
・無料ドリンクやアメニティ貸出などのサービスがあるか
・利用内容に見合った料金か
・利用したいスペースは個室かどうか

時間や場所に縛られないリモートオフィスで働こう

近年、リモートオフィスはさまざまな企業で導入されています。時間や場所に縛られない働き方ができることで、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットがあります。

しかし、適切に導入しないと情報漏洩のリスクや生産性が低下するリスクもあるので注意が必要です。本記事のリモートオフィス導入のポイントを参考に、適切に作業環境を整備しましょう。