【テレワーク】コミュニケーション不足で注意すべき問題点と工夫を紹介

テレワークのコミュニケーション不足の注意点

テレワークとは、場所にとらわれない柔軟な働き方が魅力のワークスタイルですが、コミュニケーション不足が課題となる企業は少なくありません。ここでは、コミュニケーションが不足すると、どのような問題が生じるか紹介します。

1. 部下や同僚の悩みやストレスに気づけない

テレワークによるコミュニケーション不足は、意思疎通が難しくなるだけでなく、上司が案件の進行状況を把握しにくくなることも懸念されます。悩みやストレスを相談できない従業員は、孤立する可能性も少なくありません。その結果、上司がフォローに入るタイミングも遅れ、離職につながる場合もあります。

2. 情報不足による認識の違い

テレワークでは、コミュニケーションツールとして、多くの企業がチャットツールを活用しています。メッセージ交換や画像の共有など、気軽に利用できるメリットはありますが、文字のやり取りは、情報不足になり認識の違いが生じやすいというデメリットもあります。

3. 孤立しやすい

テレワークは毎日の出社を必要としないため、孤立しやすい環境です。わからないことを上司に問い合わせても、すぐに返答が得られるとは限りません。待ち時間が生じることで、不安やストレスを抱える方もいます。誰にも相談できない状況が続くことで、離職へつながるケースも少なくありません。

4. 仕事が進まない

テレワークでは、仕事の進捗状況もメールや電話で報告が行われます。簡単な報告であっても、メールの返信待ちや電話打ち合わせのアポが必要になるケースがあり、仕事が進まないこともあるでしょう。

個人でできる、テレワークでコミュニケーション不足が気になるときの工夫

テレワークでコミュニケーション不足が気になるときに、個人で出来る工夫を紹介します。

1. チャットツールの活用

テレワークでコミュニケーション不足が気になるときは、チャットツールを可能な限り活用しましょう。チャットツールはリアルタイムで意見交換ができるので、同僚との雑談におすすめです。なにを書いたら良いかわからない方は「おはようございます」「お疲れさまでした」など、簡単な挨拶からはじめてみましょう。

2. メッセージで感情も表現する

テレワーク中のコミュニケーションとしてメッセージを送るときは、「！」「～」の感情を表す記号を活用しましょう。業務的になりがちなメッセージも、記号を使用することで柔らかい印象を受けます。相手の感情が読み取りやすくなり、親近感を持つことでコミュニケーションの活性化にもつながります。

ただし、使うタイミングを間違えると、軽い印象を与えてしまうかもしれません。謝罪や相談のときは、頻繁な記号の活用は控えましょう。

3. 再確認を行う

テレワークはコミュニケーションの不足により、認識の違いが生じやすい環境です。とくに、日程の打ち合わせは誤解が生じやすいため、慎重に対処する必要があります。重要な取り決めや日程は、決定後に再度確認し、お互いの認識が同じか付け合わせを行いましょう。

4. レスポンスの早さを意識する

テレワークで、レスポンスの早さがコミュニケーションにも大きく影響します。メッセージが届いたときは、緊急性の高さを知るためにも、早めに確認するようにしましょう。後回しできそうな内容でも「確認します」「〇〇までに対応します」など、一言添えてあげるだけで、相手が受ける印象も良くなります。

スタンプひとつで簡単にメッセージを送れるツールもあるので、可能な限り早めの返信を心がけましょう。

会社でできる、テレワークでコミュニケーション不足が気になるときの工夫

ここでは、テレワーク中のコミュニケーション不足が気になるときに、会社ができる工夫を紹介します。

1. Web会議の活用

テレワーク中の従業員とは、メッセージだけでなくWeb会議やテレビ電話でコミュニケーションを図ることをおすすめします。Web会議やテレビ電話を開催するときは、可能な限り音声や映像ONでの参加を推進しましょう。開催時は、雑談の時間を確保すると、より効果的です。

2. メッセージで感情を表現する風習をつくる

テレワーク中のコミュニケーションとして「！」「～」の使用を紹介しましたが、仕事で記号を使うことに抵抗感を抱く従業員も一定数います。とくに、上司宛てのメッセージでは、「失礼にあたる」と嫌煙する人も少なくありません。

記号の活用はコミュニケーションを図るための手段として社内全体で共有し、社風として推進することで、上司へも気軽に使えるようになります。

3. 定期的に懇親会を設ける

テレワークの従業員も参加できる、懇談会やイベントを定期的に開催しましょう。懇談会やイベントの開催は、普段顔を合わせない従業員同士がつながる良い機会となります。ただし参加の強要はストレスの原因となるため、自由参加型で企画するようにしましょう。

4. 1on1ミーティングを定期的に行う

テレワーク中の従業員とは定期的に1on1ミーティングを開催し、コミュニケーションを図りましょう。ミーティングを行うときは、プライバシーが守られた部屋で行う必要があります。相談がしやすい雰囲気作りが大切です。

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テレワークは在宅で仕事をしている従業員も多いため、仕事とプライベートが区別しにくい状況です。ワークスタイリングの活用でメリハリがつき、仕事の生産性向上が期待できたり、チームのメンバーの自宅の間にあるワークスタイリングに集まってコミュニケーションを取ったりすることができます。

テレワークだからこそコミュニケーションを大切にする

本記事は、テレワーク中に不足するコミュニケーションの問題点と工夫を紹介しました。テレワークでは顔が見えず相手の感情が読み取れないため、不安を感じ連絡できない方も一定数います。

日ごろから、Web会議やミーティングで顔を合わせ、気軽に連絡を取り合える環境づくりをしましょう。テレワークで仕事とプライベートを分けて勤務したい従業員には、シェアオフィスの利用もおすすめです。