プロジェクトオフィスとは？導入メリットと成功事例、オフィス選びのポイントを解説

プロジェクトオフィスとは？

プロジェクトオフィスとは、プロジェクト単位で設けられる専用のオフィス空間のことです。プロジェクト期間に合わせた期間限定オフィスとして設置されるのが一般的です。
従来のオフィスでの執務空間や会議室の不足、プロジェクトのマネジメントやセキュリティ面での課題は、プロジェクトオフィスの設置によって解決できる場合があります。

1.1 PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）との違い

プロジェクトオフィスと似た言葉に「PMO」があります。Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス・プロジェクト管理オフィス）の略で、一般社団法人PMO協会では、PMOを次のように定義しています。

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的におこなう部門や構造システムを言います。
引用：一般社団法人PMO協会 |「PMOとは？」

上記のとおり、PMOはプロジェクトマネジメントを支援する部署やシステムを指すものであり、プロジェクト用の執務空間を表すプロジェクトオフィスとは別物です。

プロジェクトオフィスの活用シーン

では、プロジェクトオフィスにはどのような活用が期待できるのでしょうか。おもな活用シーンを見ていきましょう。

2.1 プロジェクト期間中の一時的なオフィス増設

プロジェクトオフィスの代表的な使い方として、プロジェクト期間中の一時的な専門オフィスとしての活用が挙げられます。
重要なプロジェクトでは、携わる社員数が多かったり、取り扱う情報の機密性が高かったりすることが想定されます。そこでプロジェクト関係者専門の執務空間を用意すれば、スペースを確保できるだけでなく情報漏洩のリスクも低減できるでしょう。

2.2 本社オフィスのスペース不足解消

大規模なプロジェクトでは携わる社員数が必然的に多くなり、本社オフィス内に適切な広さを持つスペースを確保するのが難しいケースもあります。また、部署を横断するプロジェクトの場合は、メンバーが所属する部署の座席を維持しつつプロジェクト専用の座席やミーティングスペースを設けなければなりません。

プロジェクトオフィスにメンバーの座席やミーティングスペースを整備すれば、これらの機能を本社オフィスに設ける必要がなくなり、スペース不足の解消が期待できます。

2.3 会議が多いプロジェクトのための専用オフィス導入

関係者の多いプロジェクトでは、全体・部門別・担当別のミーティング、外部とのミーティングなど、多くの会議がおこなわれます。通常どおり開催される会議も含めると、本社オフィスだけでは会議スペースが不足する可能性があります。
そうした場合も、本社オフィスとは別の空間にプロジェクト用の会議室を設けることにより、会議スペースの不足を全社的に解消できます。

2.4 複数社共同プロジェクトのためのオフィス導入

他社とプロジェクトを進行する場合、プロジェクトの計画や進捗は関係者間で随時共有する必要がある一方、それ以外の情報には配慮しなければなりません。

各社の拠点とは別の場所にプロジェクトオフィスを設け、そこにメンバーが集まるようにすれば、異なる会社のメンバー同士が常にコミュニケーションを取れます。情報はプロジェクトオフィス内に限り共有されるので、プロジェクト内容の外部への漏洩を予防できるうえ、プロジェクトに無関係な自社の情報を他社に知られることも防げます。

2.5 採用拠点としての一時的な利用

採用活動は一時的なものでありながら、期間中は面接会場や控え室など多くのスペースが必要です。また、個人情報を取り扱う性質上、セキュリティにも十分に配慮する必要があります。

面接に使用できる会議室と強固なセキュリティが整備されたプロジェクトオフィスを設置すれば、こうした課題を解消でき、採用活動をスムーズに進められるでしょう。また、本社オフィスが郊外や駅から遠い場所にある企業なら、アクセス良好なプロジェクトオフィスを用意することで、応募者の利便性向上につながります。

プロジェクトオフィスのメリット

さまざまな活用シーンが想定されるプロジェクトオフィス。導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは4つのメリットをご紹介します。

3.1 プロジェクト内の業務効率化

大半のプロジェクトには期限が設けられており、スケジュールに沿った効率的な進行が求められます。
プロジェクトオフィスの執務空間、会議スペース、オフィス機器、通信環境などは基本的にプロジェクト専用であり、ほかの部署の業務に影響されないため、プロジェクトがスムーズに進行できます。

3.2 メンバー間の連携強化

部署が異なる社員が横断的に集まり立ち上げられたプロジェクトチームや複数社の共同プロジェクトチームの場合、異なる背景を持つ社員同士の連携が求められます。

プロジェクトオフィスを設置して同じ場所で働くことで、メンバー間のコミュニケーションの活性化が期待できるだけでなく、仲間としての一体感も醸成できるでしょう。チーム内の連携が強まれば、意思疎通のスピードと質が高まり、マネジメントが円滑化され、成果の向上が期待できます。

3.3 柔軟なオフィススペースの拡張

プロジェクトは進捗状況によって業務内容やチームの人数などが変化します。立ち上げ当初は少人数でも途中でメンバーが増えることもあるでしょう。しかし、従来のオフィスの一部をプロジェクト用の空間に充てている場合は拡張が難しく、スペース不足となる可能性があります。
そうした際にレンタルオフィスをプロジェクトオフィスとして活用すれば、プロジェクトの進捗状況に合わせて柔軟にスペースを拡張できます。

プロジェクトオフィスを選ぶ際のポイント

プロジェクトオフィスを導入する際には、どういった基準でオフィスを選べばよいのでしょうか。そのポイントを解説します。

4.1 短期間・少人数の利用に対応している

プロジェクト単位で利用するプロジェクトオフィスは、期間やメンバーが限定されるプロジェクトの特性にマッチするものである必要があります。したがって、短時間や少人数で利用可能かどうかがオフィス選びの重要なポイントになります。また、利用途中で人数が増えた際にオフィススペースの拡張が可能かなど、人数の面で柔軟に調整が可能かを確認しましょう。

4.2 導入が迅速におこなえる

迅速に導入できるかどうかもオフィス選びの大きなポイントです。
多くのプロジェクトには期間が定められているため、スピーディな計画進行が求められます。プロジェクトが立ち上がってから業務開始までのタイムロスを少しでも減らして効率的に業務を進めるためには、迅速に利用を開始できるオフィスを選ぶことが大切です。

4.3 オフィス家具や備品などが揃っている

プロジェクト単位での利用が前提のプロジェクトオフィスは、目的のプロジェクトの終了により手放すことが考えられます。一時利用のオフィスのためにオフィス家具や備品を調達するのはコストの面で難があるほか、利用終了時には処分の手間もかかってしまいます。
プロジェクトオフィスを検討する際は、余計なコストや手間がかからないよう、オフィス家具や備品が完備されたスペースを選ぶといいでしょう。

4.4 セキュリティ対策が完備されている

プロジェクトオフィスは本社オフィスと別拠点となるため、単体で盤石なセキュリティを築く必要があります。特に複数社共同でプロジェクトを立ち上げるケースでは、プロジェクトに無関係な情報が参加企業間で漏洩しないよう、強固なセキュリティが求められます。そのため、プロジェクトオフィスを設置する場合にはセキュリティ対策が万全なオフィスを選ぶ必要があります。

具体的には、受付の有人管理やセキュリティカメラ、入退室管理などの出入りに関するセキュリティ対策のほか、Wi-Fiの暗号化やサウンドマスキングなどやり取りを漏洩しにくくするための対策が求められるでしょう。

プロジェクト単位での利用は「レンタルオフィス」がおすすめ

プロジェクトオフィスに適したオフィス選びのポイントを踏まえると、プロジェクト単位での利用には「レンタルオフィス」がおすすめです。
レンタルオフィスとは、専有オフィスを限られた期間・人数で借りられるサービスのことです。

• 短い期間、少ない人数から借りられる
• 人数に合わせたオフィススペースの柔軟性がある
• 契約後すぐに業務を開始できる
• オフィス家具や備品が完備されている
• 通信環境やセキュリティが完備されている
• 導入コストを抑えられる

ここまでご紹介してきた「選び方のポイント」と照らし合わせても、プロジェクトオフィスとしての活用に非常に適しているといえます。
レンタルオフィスについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
「レンタルオフィスとは？ 定義や選び方、メリット・デメリットを解説」を読む ▶︎

まとめ

プロジェクトオフィスとは、プロジェクト単位で利用するために本社オフィスとは別に設けられるオフィスのことです。オフィス選びにあたっては、利用可能期間・人数の柔軟性、導入の迅速性、設備やセキュリティの充実度などを考慮する必要があります。

こうしたプロジェクトオフィスに求められる要件を満たすのがレンタルオフィスです。三井不動産の「ワークスタイリングFLEX」は、1ヵ月・1席から利用でき、申し込みから利用開始まで最短2週間と迅速な導入も可能です。ビジネスシーンに必要なオフィス家具、オフィス設備、通信環境、万全なセキュリティ体制も備えており、プロジェクトの円滑な進行と業務効率化を強力にサポートします。

プロジェクトオフィスの導入を検討している方は、ぜひ「ワークスタイリングFLEX」をご活用ください。