失敗しないレンタルオフィスの選び方は？
注目すべき14のポイント

レンタルオフィスとは？

レンタルオフィスとは、契約した期間と人数で専有スペースを借りることができるサービスです。賃貸オフィスと違ってビジネスに必要な設備や内装があらかじめ用意されているため、すぐに事業を開始でき、短期間、少人数での契約も可能です。
レンタルオフィスについては以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

「レンタルオフィスとは？定義や選び方、メリット・デメリットを解説」を読む ▶︎

1.1 シェアオフィス、サテライトオフィスとの違い

レンタルオフィスと一緒に語られるサービスとして、シェアオフィスやサテライトオフィスなどがあります。

シェアオフィスとは、複数の企業や利用者が同じ空間をシェアするオフィスのことです。レンタルオフィスもシェアオフィスに含まれるサービスです。
一方サテライトオフィスとは、本社と離れた場所に設けられた小さい拠点のことを指します。社員の居住地や営業先、本社や支店との中継地点にサテライトオフィスを置くことで、移動時間が削減できます。自社専用のオフィスを構える場合もありますが、他の会社と共有できる多拠点展開のサービスもあります。

1.2 賃貸オフィスとの違い

オフィスを選ぶ際、賃貸オフィスとレンタルオフィスで悩むこともあるのではないでしょうか。レンタルオフィスと賃貸オフィスの大きな違いとして、かかる費用や契約形態、利用開始までに必要な期間などが挙げられます。

賃貸オフィスの場合、デスクや椅子、複合機などの設備の他、Wi-Fiや水道などのインフラ、内装工事などのコストがかかります。
一方レンタルオフィスの場合はすでに設備が用意されていることが多く、初期費用を抑えることができます。
その他にも、レンタルオフィスには利用開始するまでの期間が短く、短期間の契約も可能というメリットがあります。柔軟にオフィスを利用したい場合はレンタルオフィスがおすすめです。

このように、レンタルオフィスと賃貸オフィスには様々な違いがあります。レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いについては以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。

「レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いは？費用やメリットを徹底比較」を読む ▶︎

1.3 レンタルオフィスは内覧できる？

レンタルオフィスは拠点によって内装や広さなどが異なるため、事前に内覧しておくと検討しやすくなるでしょう。専有スペースの広さや防音性、セキュリティや専有スペース以外のワークスペースなど、業務上で重要なポイントは忘れずチェックしておきましょう。

レンタルオフィスのメリット

上述したように、レンタルオフィスのメリットはビジネスや企業のニーズに合った柔軟な利用ができる点にあります。利用期間や人数の自由がききやすく、ニーズに合ったフレキシブルな利用が可能な点が大きな魅力です。
また、初期費用やインフラ設備に関するコストが削減できることも利点として挙げられるでしょう。賃貸オフィスとは料金の内訳も形態も大きく異なる場合が多いため、サービスごとの料金プランを確認し、自社に合ったものを選びましょう。

さらに、同じオフィスを利用するユーザーと接点を作ることができるというメリットもあります。レンタルオフィスによっては交流のためのイベントが開催されることもあるため、新しいビジネスチャンスを作り出すきっかけとなるかもしれません。

レンタルオフィスについてより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

「レンタルオフィスとは？ 定義や選び方、メリット・デメリットを解説」を読む ▶︎

レンタルオフィス検討前に整理すべきポイント

自社に合ったレンタルオフィスを選ぶためには、事前にいくつか検討すべきことがあります。ここではレンタルオフィス選びの前に整理しておきたいポイントを解説します。

3.1 目的や解決したい課題は何か

まずはオフィスを新設・移転するにあたっての目的や解決したい課題を整理し、選定基準を明確にしましょう。
例えば「オフィスを縮小して固定費用を削減しつつ、テレワークなどの多様な働き方に対応したい」や「事業拡大に伴い、プロジェクトやチーム単位で利用できるワークスペースがほしい」などが挙げられます。他にも企業によってさまざまな目的や課題があるでしょう。具体的な比較検討を始める前に、オフィス移転や新設に何を求めるのかを洗い出しておきましょう。

3.2 優先すべき条件は何か

目的や課題を整理したら、それをもとに条件の優先順位付けをおこないます。
費用や設備、広さや立地などレンタルオフィスを選ぶ際のポイントは複数ありますが、何を優先すべきか整理しておくと比較検討が容易になります。

3.3 目指す「働き方」はどのようなものか

最終的にどのような働き方を実現したいのかビジョンを明確にすることも、長期的な満足度を高めるために重要なポイントです。ゴールを意識すれば、自然と優先すべき条件や解決したい課題も見えてきます。
その際は、「企業としての視点」と「従業員としての視点」に分けて整理することをおすすめします。

レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

ここからは、レンタルオフィスを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

4.1 立地、アクセスの良さ

レンタルオフィスを利用するメリットとして大きいのが、駅前や都内中心地などビジネス的価値の高いエリアにオフィスを構えることができる点です。立地のよいオフィスは、利便性はもちろん自社の信用も高める効果があります。
同時に郵便局や銀行などの周辺施設が充実しているかどうかなども意識して選ぶとよいでしょう。

4.2 ビルのクオリティ、グレード

レンタルオフィスが入居しているビルのクオリティやグレードも、企業の信頼性や取引先への印象に影響します。ビジネスを優位に進めたい場合、特に注目すべきポイントといえるでしょう。

4.3 セキュリティの高さ

会員同士でスペースを共有するため、レンタルオフィスにおいてセキュリティはとても重要です。専有スペースの施錠や入退室管理、防音性など、どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを確認しておきましょう。

4.4 料金とサービスのバランス

レンタルオフィスを比較する際、料金は大きな検討ポイントとなります。しかし安さだけを追及すると、結果的に期待するメリットやサービスが得られず、トータルの満足度が低くなってしまうこともあります。
そのため、事前に洗い出した目的や課題を意識し、必要なサービスや設備を吟味して、料金とサービスのバランスが取れたレンタルオフィスを選びましょう。

また、基本料金で比較して選んだものの必要なサービスを追加した結果、想定していた費用よりも高くなってしまうケースがあります。サービスのどこまでが基本料金に含まれ、どこからがオプション料金になるのか、契約時にきちんと確認することが重要です。

4.5 専有スペースの利便性

自社の社員のみで利用する専有スペースはオフィスの満足度に直結します。十分な広さが確保されているか、オフィス家具の使いやすさや通信インフラは問題ないかなどをしっかり確認しておきましょう。
同じ「専有スペース」という名前でも完全個室ではなく半個室となっているレンタルオフィスもあるため、セキュリティや機密性を重視する場合は特に忘れずチェックしましょう。
「ワークスタイリングFLEX」の専有スペースはすべて完全個室となっており、外からの目隠しとなるようセキュリティカーテンやくもりガラスを採用するなど安心して業務に集中いただけます。

4.6 ワークスペースの利便性

専有スペース以外のワークスペースやラウンジが利用できる場合、気分や用途によってスペースを使い分けることができます。カジュアルなミーティングや仕事の合間の休憩、気分転換などにも活用できるためおすすめです。

「ワークスタイリングFLEX」では専有スペースの他に、デザイン性と利便性を兼ね備えたハイクオリティなワークスペースや、セキュリティに配慮した電話ブースをご利用いただけます。また全国約150拠点の「ワークスタイリングSHARE/SOLO」も利用可能なため、より柔軟な働き方が実現できます。

4.7 個室、会議室の有無

集中したいときやテレビ会議時、機密性の高い仕事をするときなどに個室があると非常に便利です。また会議室は複数人で集まってのミーティングや面談、カンファレンスなど幅広く活用の機会があります。個室や会議室があるか、基本料金に含まれているかどうかも確認しておくことをおすすめします。

レンタルオフィスによっては、有人での受付対応や郵送・宅配便受け取りサービスを提供しているところもあります。
「ワークスタイリング FLEX」の場合、郵送や宅配便の代理受け取りサービスがある他、平日8時から21時までは有人での受付対応を行っています。

4.9 付帯サービスの充実性

充電器やマウス、キーボードやモニターなど、オフィス業務に便利な物品の貸し出しをおこなっているレンタルオフィスもあります。快適なオフィスライフを送るためにも確認しておくことをおすすめします。
「ワークスタイリング FLEX」は、上記のようなOA機器だけでなく付箋やペンといった小物に至るまで、各種取り揃えています。

4.10 人数、期間、プランの柔軟性

レンタルオフィスはプランによって利用できる人数や期間が変わってきます。契約する際は、プロジェクトや企業の規模に見合った利用人数のプランを選びましょう。また、契約期間内での利用人数の変更なども柔軟に対応できるかどうかもあわせて確認しておきましょう。

4.11 営業時間

レンタルオフィスを選ぶ際には、営業時間をチェックしておくことも大切です。レンタルオフィスを拠点とする場合、オフィスの営業時間は、自社の労働可能時間に直結します。
「ワークスタイリング 「ワークスタイリング FLEX」なら、24時間365日入退室可能^※なので、多種多様な働き方に合わせた自由な利用が可能となります。
※全室点検やビル休館日を除く

4.12 法人登記、住所利用の可否

レンタルオフィスの住所を使って法人登記をおこなうことも、会社法のうえでは可能です。また、郵便物などの受け取りや名刺に記載するための住所として利用することもできます。
ただし、レンタルオフィスの運営会社が法人登記を許可していない場合もありますので、法人登記の可能性がある場合は事前に確認しておきましょう。
「ワークスタイリングFLEX」では法人登記が可能です。

レンタルオフィスを使った法人登記については、以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。

「レンタルオフィスで法人登記は可能？住所登記や口座開設について」を読む ▶︎

4.13 会員同士の交流のしやすさ

レンタルオフィスでは、オフィスを利用する他企業との交流イベントを実施しているところもあります。異なる業界でビジネスを展開する人々との交流を通して、これまでにない新たなビジネスの接点ができたり、会社同士のコラボレーションが発生するなど、新規事業担当者にもおすすめです。オフィス選びの際にはイベントの頻度や内容についてもチェックしておくことをおすすめします。

「ワークスタイリングFLEX」では、自社だけでは実現しにくい出会いや学び、協働や共創の機会をつくりだしています。 下記にて実際の事例やイベントを紹介しておりますので、ぜひご覧ください。
下記にて実際の事例やイベントを紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

「ワークスタイリングコミュニティ」についてもっと見る ▶︎

4.14 運営会社の信頼性

サービス内容やコスト以外に、オフィスを運営する会社の信頼性を確認しておくことも重要です。 運営会社の信頼性はそのままレンタルオフィスの信頼性につながります。取引先や銀行に与える印象の違いは当然のこと、「ワークスタイリング FLEX」は、レンタルオフィス以外にも幅広く不動産事業を手掛ける三井不動産が運営していますので安心です。

まとめ

レンタルオフィスにはたくさんのメリットがあります。自社の目的や課題をしっかり意識したうえで選択すれば、コストダウンと高い満足度を両立しつつ、時流に応じた素早い事業展開が実現するでしょう。

「ワークスタイリング FLEX」は、利便性が高く企業のステータス向上につながる主要なエリアにレンタルオフィスを展開しています。上質なデザインを施したハイクオリティな空間に最新の設備を完備しており、心地良く働くことができるのはもちろん、取引先から信用を得ることにも貢献します。オフィスの住所を法人登記してのご利用も可能です。
レンタルオフィスをご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。