What’s Satellite Office サテライトオフィスとは?

導入メリットや成功事例を紹介

働き方改革や生産性の向上などを目的としてサテライトオフィスを設置する企業が増えてきました。コロナ禍をきっかけとしたリモートワークの広がりもあり、これから導入を検討しようとお考えの経営者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、サテライトオフィスの概要や導入メリット、具体的な成功事例などをわかりやすくご紹介します。

サテライトオフィスとは?

サテライトオフィスとは具体的にはどのようなオフィスのことを指すのでしょうか。まずはサテライトオフィスの定義やできること、支社や支店との違いなどについて解説します。

サテライトオフィスの定義

サテライトオフィスとは、「本社とは別に設けられた拠点」のことを指します。
本社から離れたエリアに設置されるケースが多く、本社を基点に配置される様子を衛星(サテライト)にたとえて「サテライトオフィス」と呼ばれるようになりました。
サテライトオフィスには、自社だけが専有して使用する専用型と、2社以上の企業が一つの施設を共同利用する共同型の2種類があります。どちらの場合も、本社と同じように業務を進めるための設備や通信環境が用意されているのが一般的です。

サテライトオフィスでできること

サテライトオフィスがあると本社オフィスに通勤せずに自宅から近いオフィスで仕事ができるため、一人ひとりに合わせた柔軟な働き方を実現できます。本社オフィスが居住エリアから遠く、日常的な出勤に負担を感じている人でも、無理なく働き続けることが可能となります。

また、「営業で外回りをしている従業員が商談の合間に本社へ戻らずにサテライトオフィスへ立ち寄り、作業をおこなう」といった使い方もできます。こうした働き方が可能になることで、移動時間が短縮され業務の効率化につながります。

さらに、まとまった作業スペースを確保するためにサテライトオフィスを利用するのも有効な手段の一つです。プロジェクト単位で業務の進行管理や会議などをおこなう場合、サテライトオフィスを業務の拠点にすることもできます。

支社や支店との違い

サテライトオフィスと「支社」「支店」は違いが厳密に定義されているわけではありません。しかし一般的に、サテライトオフィスのほうが支社や支店より規模が小さいケースが多いようです。
また、支社や支店は拠点エリアの市場開拓を目指して設置されているのに対し、サテライトオフィスは従業員の利便性を高めるために設置されることが多い傾向にあります。

サテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスのメリットには、主に以下のようなものが挙げられます。

移動時間が削減できる

オフィスと自宅の距離が遠い場合、通勤に1時間~2時間以上の時間がかかることも。長時間の通勤は身体的にも精神的にも負担が大きく、仕事へのモチベーションやパフォーマンスにも悪影響を及ぼす可能性があります。

サテライトオフィスを導入すれば、従業員が自宅から通いやすい拠点を選んで通勤できるようになるため、移動時間を大幅に削減して通勤の負担軽減につなげることができます。

柔軟な働き方が実現できる

サテライトオフィスを働く場所の選択肢の一つとして用意しておくと、従業員が自分の状況に応じて柔軟な働き方を実現できます。

働き方改革を推進して社内全体の業務効率化を図ったり、従業員一人ひとりのワークライフバランスの実現を後押ししたりする効果が期待できるでしょう。

人材確保や維持につながる

近年、少子高齢化や人口減少などの影響で労働力不足が深刻化し、人材を思うように確保できない企業が増えています。
そんな中、育児や介護などさまざまな理由で本社オフィスに通うことが難しく現場を離れざるを得ない従業員に対して、サテライトオフィスで働くという選択肢を提供し、退職防止や優秀な人材の維持・確保につなげる動きも出てきています。

人脈を広げ、人的ネットワークを築ける

オフィスを複数企業でシェアするタイプのサテライトオフィスでは、業界や業種が異なるさまざまなビジネスワーカーが働くことになります。オフィスによっては会員同士で交流できるイベントやセミナーを開催しているケースもあり、仕事ではなかなか出会う機会がない人とのコミュニケーションを図ったり、人脈を広げて新たな人的ネットワークを築いたりできます。

働くためのファシリティが完備されている

サテライトオフィスには、働くために必要なファシリティが始めから完備されています。
もしも自社で支社や支店を立ち上げる場合、物件の選定から什器・オフィス家具・インフラ整備などを用意しなければなりません。しかし、サテライトオフィスであれば備え付けの設備を利用できるため、新たな拠点を設けるための手間やコストを最小限に抑えられます。なるべく早く各地にオフィスを構えたいと考えている企業にも適しているといえるでしょう。

セキュリティが整っているため自宅やカフェより便利・安心

高度なセキュリティが担保されたサテライトオフィスでは、自宅やカフェよりも便利かつ安心して仕事に取り組めます。
専有スペースをレンタルして使用するタイプのサテライトオフィスでは、個室の出入り口だけでなくキャビネットなどにも鍵をかけられるなどの対策が施されています。
また、共有スペースを複数企業でシェアするタイプのサテライトオフィスでも、個室や通話専用のブースを利用できれば、機密情報や個人情報を扱う業務も安心しておこなえます。

サテライトオフィスを選ぶ際の注意点

複数企業でシェアするタイプのサテライトオフィスの場合、さまざまな利用者・関係者が出入りします。そのため、セキュリティや情報管理に十分注意する必要があります。
オフィスを選ぶ際はセキュリティへの取り組みをどのようにおこなっているか確認しましょう。また、利用の際はラウンジや会議室など第三者が立ち入れる場所に機密情報を放置せず、業務を終えたら置き忘れや紛失のないよう管理しましょう。

加えて、サテライトオフィスを利用する際は本社とサテライトオフィスでコミュニケーションロスが起きないようにすることも重要です。従業員が働く拠点を2ヵ所以上に分けるとコミュニケーションが不足し、小さな認識のズレから業務にさまざまな支障をきたす恐れがあります。拠点間で認識のズレが起きていないかどうか、同じオフィスで働く時以上に慎重に確認しましょう。
また、サテライトオフィスでは近くに上司や管理者がいない状態で業務を進めることも多くなります。就業時間や業務量を自分自身でしっかりと管理できるよう仕組みを整えておくことも、サテライトオフィスで働く際に必要となるポイントです。

サテライトオフィスを導入するためには?

これまで本社オフィスのみだった企業がサテライトオフィスを導入する際は、次の5つのポイントを意識しながら準備を進めることが大切です。

導入目的や導入範囲を明確にする

まずはサテライトオフィスの導入目的や導入範囲がどこまでなのかを明確にしておきましょう。
たとえば「営業部門の外回りの業務効率化を図りたい」という目的を達成するためのサテライトオフィス導入であれば、利用できるのは営業部門の従業員のみに限るなどの対応が考えられるでしょう。
「育児や介護などの事情で本社オフィスへの通勤が難しい従業員の負担を軽減する」という目的であれば、導入範囲は特定の年齢以下の子どもがいる従業員や介護をしながら働いている従業員になると考えられます。

目的が明確になれば導入範囲もおのずと見えてくるため、まずは何のためにサテライトオフィスを導入したいのかを明らかにすることが重要です。

社内のワークフローを見直す

サテライトオフィスを導入すると従業員が業務をおこなう場所が二拠点以上に分かれるため、従来のワークフローでは対応しきれない業務が出てきます。そこで、導入前に社内のワークフローを見直し、拠点が分かれた状態でもスムーズに業務を進められるように整備し直しましょう。

外部からすべての業務を完結させる場合、本社オフィスにある資料をいつでも参照できるようクラウド上に保管するなどの対応が必要になる可能性もあります。

業務の進め方や進捗をしっかり管理する

サテライトオフィスを利用する従業員はあらかじめ部門のメンバーや管理者などと打ち合わせをおこない、業務の進め方を確認しておくことが大切です。認識のズレがあると進捗に影響を及ぼしたり、想定外のトラブルに見舞われたりする可能性があります。

また、管理者はサテライトオフィスで働いている従業員の業務の進捗をしっかりと管理しましょう。コミュニケーションを密にして、遅れている作業はないか、遅れているようなら何が原因となっているのかを押さえることで、問題が起こっていても早い段階で対処できます。

遠隔でもコミュニケーションしやすい環境を整える

拠点が異なる場所で仕事をするとコミュニケーションが希薄になりがちです。そのため、遠隔でもコミュニケーションしやすい環境を全社的に整えることが求められます。
たとえばテレビ会議システムを使ってお互いの働いている姿が見えるようにしたり、グループウェアやビジネス用のチャットツールなどを導入して気軽にメッセージをやりとりできるようにしたりといった方法があります。

コミュニケーションが取りやすい環境を整えることで遠隔でもチームとしての一体感が生まれ、従業員が組織の一員として働いている意識を醸成することができます。

セキュリティ意識を高め、PCや情報の取り扱いルールを定める

会社が所有するPCやタブレットなどの端末を貸与する場合、セキュリティ意識が低いと情報漏えいなどのセキュリティ事故を引き起こし、企業の信頼を損うリスクがあります。サテライトオフィス導入前に社内でセキュリティ研修をおこなったり、外部端末の接続を制限するソフトウェアをインストールしたりすることによって、社外勤務におけるセキュリティ意識の向上を図りましょう。

サテライトオフィスを選ぶ際の比較ポイント

サテライトオフィスを選ぶ際、次の4つのポイントに注目して比較すると、自社に合ったオフィスを見つけやすくなります。

拠点があるエリアと拠点数

サテライトオフィスには、特定の一拠点のみではなく全国展開しているオフィスをどこでも利用できるものがあります。
そのため、どんな場所にサテライトオフィスの拠点があるか、利用できるオフィスがどのくらいあるかは押さえておきたいポイントです。できるだけ多くの従業員の負担を軽減できるエリアに拠点があることが望ましいでしょう。
また、営業部門の従業員が全国各地に出張した際にサテライトオフィスを必要とするようなケースが多い場合、メインの出張先に拠点があるかどうかも確認しておくことをおすすめします。

基本的には、駅から近く拠点数が多いサテライトオフィスを選ぶと多くの従業員の利便性を確保しやすくなります。

利用できる設備の充実度とクオリティ

設備の充実度とクオリティはサテライトオフィスによって大きく異なります。コストとクオリティのバランスを図りながら自社に最適なサテライトオフィスを選ぶことが大切です。
どこまでが基本料金に含まれるのか、どのようなオプションがあるのかなども確認しておきましょう。

個室や少人数利用のできるスペースの有無

機密情報を含む業務に取り掛かりたい時にプライバシーを守れるスペースがないと情報漏えいの危険性が高まるため、個室の有無は非常に重要です。また、チームメンバーが集まってミーティングや会議をするケースがある場合は、少人数で利用できるスペースや会議室などがあるサテライトオフィスが便利です。

セキュリティ

セキュリティが高い水準で維持されているかどうかもサテライトオフィスを選ぶ際に非常に重要なポイントとなります。オフィスに入るときの認証や自社の専有スペースに入室するための認証など、複数の認証を用意しているサテライトオフィスであればセキュリティが強固で安心です。

サテライトオフィス導入の成功事例

サテライトオフィスを導入するには、他社の事例を参考にするのもおすすめです。下記ページよりサテライトオフィス導入事例をぜひチェックしてみてください。

まとめ

ここまでサテライトオフィスの概要や導入のメリット、具体的な成功事例などについてお伝えしてきました。

サテライトオフィスの導入は、移動時間の削減による生産性の向上だけでなく従業員の柔軟な働き方も実現し、人材確保にも効果を発揮します。今回ご紹介した内容も参考にしながら、ぜひ自社に合ったサテライトオフィスを実現してみてください。

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