What’s Share Office シェアオフィスとは？
機能や選び方、メリット・デメリットを解説

働き方の多様化に伴い、「シェアオフィス」の活用に注目が集まっています。シェアオフィスにはコストや設備、セキュリティ、会員同士の交流などさまざまな面でメリットがあります。
今回は、シェアオフィスの基礎知識や機能、選び方のポイント、メリットやデメリットなどについてわかりやすく解説します。

Index

シェアオフィスとは？
シェアオフィスを利用するメリット
シェアオフィスを選ぶ際の注意点
おすすめのシェアオフィス活用方法は？
シェアオフィスを選ぶ際の比較ポイント
まとめ

シェアオフィスとは？

シェアオフィスとは、一つのオフィス空間を複数の企業や利用者とシェアして利用するオフィスの総称です。

レンタルオフィスやサテライトオフィス、コワーキングスペースなど似た名称のサービスが複数ありますが、前述した定義に該当する場合はすべてシェアオフィスであるといえます。
ちなみにレンタルオフィスは専有の空間を限られた期間と人数でレンタルして利用するオフィス、サテライトオフィスは本社と離れた場所に構える小規模なオフィスを指します。コワーキングスペースも複数の企業や利用者が同時に利用できるワークスペースですが、個人契約ができることも多いです。

シェアオフィスを利用するメリット

シェアオフィスを利用するメリットとして、主に以下の6つが挙げられます。

低いコストで各地にワークスペースを持てる

賃貸契約でオフィスを持つ場合、各都市部やビジネス需要の高いエリア、交通利便性の高いエリアに新しく拠点を構えるには高額なコストが必要となります。しかしシェアオフィスなら賃貸よりも契約料が安く抑えられる場合が多く、低コストで各地にワークスペースを持つことが可能です。

オフィス用品や設備が揃っている

賃貸契約でオフィスを構える場合、機器やオフィス家具の購入、ネットワークインフラの整備など、環境を整えるためのコストと期間が必要になります。
しかし、シェアオフィスなら業務に必要なファシリティやインフラが整っており、契約後すぐに働き始められます。これによりコストを削減できるのに加えて、利用開始までのリードタイムを短縮することが可能となります。

個室や会議室を利用できる

共用のワークスペースだけでなく個室や会議室を利用できるシェアオフィスを選べば、オフィスの利便性はさらに高まります。
レンタルオフィスのように専有スペースを契約できるケースや、会員なら自由に使える個室が用意されているシェアオフィスもあります。また、会議室が設けられているシェアオフィスを選べば、機密性が高い会議が必要になった場合でもセキュリティを確保した空間をすぐに利用できます。

法人登記が可能なサービスもある

一部のシェアオフィスでは法人登記が可能なサービスを利用できる場合があります。
事業を進めるにあたって、郵便物や宅配便を受け取るために住所が必要になるケースが出てきます。また、スタートアップの場合は住所登記が代表者の自宅になっている場合がありますが、自宅の住所を多くの人に知られることには大きなリスクが伴います。
そのような場合でも、法人登記が可能なサービスを利用することでプライバシーを守りながらビジネスに取り組むことが可能です。
ただし、すべてのシェアオフィスが法人登記に対応しているわけではないため、法人登記サービスを利用したい場合は事前に対応可能かどうか調べておくことをおすすめします。

会員同士で交流し人脈を築ける

シェアオフィスは多様な業種の人々が出入りするため、会員同士で交流することで新たな人脈を築けます。
また、会員限定の交流イベントやスキルアップのためのイベントを開催しているシェアオフィスも。積極的に利用することでビジネスチャンスが広がり、売上向上や販路の拡大が期待できます。

高いセキュリティ環境下で安心して仕事ができる

シェアオフィスでは情報漏えいの防止や機密情報の保持を目的として、コンシェルジュによる有人管理やセキュリティカメラ、スマートフォンを活用した入退出管理、Wi-fiの暗号化などによる高いセキュリティが確保されています。そのため一時的なワークスペースとしてカフェなど契約者以外の不特定多数の人々が出入りする場所を利用する場合に比べ、高いセキュリティ環境下で安心して仕事に取り組むことができます。

シェアオフィスを選ぶ際の注意点

シェアオフィスでは大勢の会員と同じ空間をシェアするため、セキュリティ対策がしっかりと施されたオフィスを選ぶことが非常に重要です。セキュリティレベルの低いシェアオフィスを選んでしまうと、機密情報が漏えいして企業の信頼が大幅に低下するリスクがあります。

シェアオフィス自体のセキュリティ対策がどのようになっているのかをよく確認し、万全なセキュリティ体制を整えているサービスを選ぶようにしましょう。

また、小規模のシェアオフィスはすぐに席数が不足したり、作業中に周囲の話し声や騒音が気になったりすることもあります。席数や個室・会議室の有無、利用可能な拠点数なども併せて確認しておくことをおすすめします。

おすすめのシェアオフィス活用方法は？

シェアオフィスの活用方法として以下が挙げられます。当てはまるものがあれば、ぜひシェアオフィスの活用を検討してみましょう。

個人事業主や少人数の企業

個人事業主や社員が数名程度の企業の場合、専用のオフィスを構えるほどの規模ではなく小規模のワークスペースがあれば十分な場合もあるでしょう。そのような場合は、少人数でも専有スペースが持てるレンタルオフィス形式のサービスを利用することをおすすめします。

スタートアップや起業したばかりの企業

スタートアップや起業したばかりの企業にもシェアオフィスの利用が適しています。専用のオフィスを構えると高額なコストがかかるため、起業後すぐに資金繰りが悪化してしまう可能性はありますが、シェアオフィスを利用してコストを抑えれば負担を軽減できます。こちらも専有スペースが持てるレンタルオフィス形式のシェアオフィスがおすすめです。

ワークスペースが必要なプロジェクト

プロジェクト単位でワークスペースを必要としている場合も、レンタルオフィス形式のシェアオフィスを利用すると便利です。プロジェクトメンバーが集まれる場所が欲しい場合、すぐに業務を始められる設備が整っている場所が必要な場合、会議室が必須な場合などにスピーディーにオフィス環境を整えることができます。

また、契約期間を柔軟に設定できるオフィスを選べば、プロジェクトの予定期間が延長した場合などにも継続して利用することができます。

会議や面談が多い人

会議室の利用が可能なシェアオフィスを契約しておくと、会議や面談が多くても会議室に困ることがありません。本社に会議室がない、少ない場合にも便利です。
また複数社でのミーティングの場合、どの会社からも移動しやすいオフィスを利用するといった使い方もできます。

人脈を広げたい人

さまざまな企業と空間を共有するシェアオフィスでは、普段出会えないような業種の企業やビジネスワーカーと交流する機会が生まれます。
特に、ニーズに合わせて会員同士をマッチングしたり、会員の興味関心に基づくイベントを企画したりするコミュニティマネージャーがいるシェアオフィスを選べば、企業間の情報交換やコラボレーションなどビジネスを発展させるきっかけにつながります。

柔軟な働き方に対応したい企業

近年では働き方改革の一環としてシェアオフィスを契約する企業も増えています。子育てや介護などで本社まで出勤することが難しい従業員がシェアオフィスで業務をおこなったり、外回り中の営業が近くのオフィスで事務作業を片づけて次の営業先へと向かったりするなど、より便利で効率のよい働き方が可能になります。
シェアオフィスの中には、専有スペースの契約と共有スペースの利用どちらにも対応しているものもあります。幅広いニーズに対応する場合はこういった柔軟性の高いシェアオフィスを選ぶとよいでしょう。

シェアオフィスを選ぶ際の比較ポイント

シェアオフィスを選ぶ際、以下のポイントを意識して選ぶと自社に合ったオフィスを見極めやすくなります。

利用可能な拠点数と立地

シェアオフィスを選ぶ際は、利用可能な拠点数と立地を確認しましょう。1ヵ所の拠点で業務をおこなうのであれば問題ありませんが、都心や地方などを広く移動しながらシェアオフィスを利用したいのであれば、全国各地に拠点を持っているシェアオフィスを選ぶ必要があります。
また、拠点が豊富でも駅から遠くアクセスしにくいなど立地に問題があると日常的な利用に不便を感じる可能性が高いため、注意が必要です。

住所利用や法人登記の可否

郵便物や宅配便の受取先にシェアオフィスの住所を指定したり、法人登記に使用したりできるかどうかは、施設の規定やプランによって異なります。そのため、もし住所利用や法人登記をおこないたい場合は契約前に確認しておきましょう。

料金プランと利用形式

料金プランやサービスはシェアオフィスによってさまざまです。複数のシェアオフィスを比較し、利用目的に合ったプランが用意されているかどうかを十分に検討した上で利用先を決定しましょう。また、利用できるのは共有スペースなのか専有スペースなのかなど、利用形式についても忘れずにチェックしておくことが大切です。

ワークスペースの環境、座席数

ワークスペースの環境や施設全体の座席数についても、契約前に確認しておきましょう。たとえば隣の席との間隔が狭い、満席になっている日が多いなど、安定した利用が難しいシェアオフィスを選んでしまうと、せっかく契約しても満足に利用できない可能性があります。
座席数が少ないシェアオフィスは早い時間帯にすべての座席が埋まってしまい、すぐに使いたい時に使えない場合があります。座席数が豊富に確保されているシェアオフィスを選ぶようにしましょう。

個室や会議室の有無

個室や会議室を使えるかどうかによって、カバーできる業務内容が変わってきます。機密情報を取り扱う業務など、状況によっては第三者の目に触れない個室で作業をしなければならない可能性も出てくるため、必要に応じて個室が使えるシェアオフィスを選ぶと安心です。
また、シェアオフィスにクライアントを招いて打ち合わせをしたりプロジェクト単位で会議を開いたりする機会が多い場合は、会議室のあるシェアオフィスを契約しましょう。

セキュリティ

セキュリティ体制が整ったシェアオフィスを選ぶことは、プライバシーを確保し情報漏えいなどのリスクから身を守ることにつながります。共有スペースを利用するタイプのシェアオフィスなら、通話用のブースや一時的な作業に使える個室が用意されているかどうかをチェックしましょう。
また、個室を利用できる場合は鍵がかけられるかどうかチェックし、第三者が容易に機密情報に触れることができない環境かどうかを見極めることも大切です。

サービスの充実性

シェアオフィスは施設やプランによってさまざまなサービスを提供しています。利用目的に合致したサービスが充実しているかどうかを事前に検討しておくと、業務をスムーズかつ快適に進めやすくなるでしょう。コンシェルジュによる電話対応や郵便物の受け取り、共有ラウンジの利用など、各種サービスをうまく活用することで生産性の向上を図ることができます。