ABWとは？意味やフリーアドレスとの違い、メリットやオフィス活用方法を解説

ABWとは？

ABWとは「Activity Based Working」の略で、直訳すると「活動に基づいた働き方」となります。その名のとおり、働く内容や気分によって働く場所を自由に選択できるオフィス形態です。 オフィス内で目的や用途にあわせて働く環境を選択できるのに加え、自宅やサテライトオフィスなど、さまざまな場所で仕事ができる働き方を指します。

ABWは従業員の多様な働き方をサポートするだけでなく、個人のパフォーマンスを上げて業務を効率化する効果も期待されており、日本でも取り入れる企業が増えています。 具体的には、黙々と作業に集中したいときは集中ブースにこもり、他の従業員と意見交換しながらクリエイティブに仕事をしたいときはフリースペースで仕事をするなど、場所の使い分けをするワークスタイルなどが例として挙げられます。

1.1 ABWが注目される背景と理由

ABWの概念が初めて提唱されたのは、約30年前のオランダでした。企業の業務を、高集中・コワーク・電話/WEB会議・二人作業・対話・アイデア出し・情報整理・知識共有・リチャージ・専門作業の10の活動に分解。各活動に適した場所を用意することで、従業員の生産性向上につなげる概念です。

海外では以前からABWを取り入れる事例が増えていましたが、日本で導入企業が見られるようになったのは最近のことです。
コロナ禍のなか、オフィスワークとテレワークを併用するハイブリッドワークを実施する企業が増加するにつれ、従来のオフィス空間の持つ課題が顕在化しました。特に、「テレワークによる出社率の低下で余剰座席が生まれる」、「オンライン会議のスペースが不足する」などの課題は多くのオフィスで発生しています。

こうした課題を解決する方法として、場所にとらわれない働き方を実現するABWが注目されているのです。

1.2 フリーアドレスとの違い

従業員が働く場所を自由に選択できるという点で、よくABWとともに語られるのが「フリーアドレス」です。

フリーアドレスがABWと大きく異なるのは、「活動に基づいた選択ができるかどうか」です。ABWでは働く内容や気分によって場所が選べるようオフィス内に多様な座席形態が用意されるのに対し、フリーアドレスでは座席形態に大きな差はありません。あくまでも、座席を自由に選べるのがフリーアドレスの特徴です。

また、フリーアドレスと違いABWはオフィスのみならず、自宅やサテライトオフィスなど「場所そのもの」を選択できる点も大きな違いです。

さらに、両者は導入目的でも異なります。
ABWの導入目的は、多様な働き方の実現による生産性の向上と優秀な人材の確保ですが、フリーアドレスは出社率に合わせて座席数を適正化し、オフィス空間の効率化を図るのが主な目的です。フリーアドレスも結果的に生産性向上を実現できる可能性はありますが、目的に違いがあることをおさえておきましょう。

フリーアドレスについては以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。

「【2023年】フリーアドレスは失敗する？原因と課題、本当に快適な働き方とは」を読む ▶︎

ABWをオフィスに導入するメリット

働く内容や気分に合わせて従業員が自由に働く場所を選べるABW。そんなABWをオフィスに導入するメリットは、どのような点にあるのでしょうか。

2.1 作業効率やモチベーションアップが期待できる

オフィスにABWを導入すると、従業員一人ひとりが快適な環境で働けるようになり、「自分で働く場所を決められる」という満足感が得られます。一人ひとり集中できる環境は違うため、一人ひとりにあった環境を自由に選択できることは、従業員の作業効率やモチベーションアップにつながります。

裏を返せば、ABWを導入したオフィスでは働く場所を従業員自身で判断することになります。日々自主的な判断が求められるため、主体性を持って業務に取り組める人材の育成にも効果が期待できます。

2.2 社内コミュニケーションが促進される

ABWを導入したオフィスでは座席が固定されないため、異なる部署やチームの従業員同士が交流しやすくなります。また、いつでも気軽に立ち寄れるフリースペースを設ければ交流はさらに深まるでしょう。
さまざまな部署の人材が自然と交流できるようになれば、社内コミュニケーションが促進され、新たなアイデアが生まれやすい環境の構築にもつながります。

2.3 コスト削減につながる

ABWの導入にはコスト削減効果も期待できます。従来の固定席の場合、従業員の数の分だけ座席を確保しなければなりません。ハイブリッドワークを採用している企業では、出社率が低い日は座席が余ってしまい、オフィス空間に無駄が生じます。

しかし、ABWを導入すれば出社率に合わせて最適な席数を設定できるため、オフィスコストを適正化できます。席数の見直しによって余ったスペースをミーティングルームなどに転用すれば、外部の会議室を借りる必要がなくなり、直接的なコスト削減にもつながります。

コスト削減のアイデアや考え方については、以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。

「効果的な経費削減とは？アイデアと考え方、注意点を解説」を読む ▶︎

2.4 多様な働き方に対応できる

コロナ禍以降、働き方はますます多様化しています。こうした変化に対して柔軟に対応できるのも、ABW導入のメリットです。
さまざまな形態の席を設ければ、オフィス内での働き方の選択肢を増やすことができます。またテレワークやサテライトオフィスの活用により、場所に縛られない働き方が実現できます。例えば育児や介護に忙しい人など、従来のオフィスワークでは働くのが難しかった人にも働く機会が生まれ、従業員の定着率アップにつながるでしょう。

働き方改革やアフターコロナの働き方については、以下の記事で解説しています。

「【2023年】働き方改革とは？アフターコロナの働き方と取り組みの背景」を読む ▶︎

また、以下の記事ではABWと密接に関わるワークスタイルの一つ、ハイブリッドワークについて解説しています。

ハイブリッドワークとは？メリットとデメリット、導入時の課題を解説」を読む ▶︎

2.5 採用活動や人材獲得に有利になる

ABWの導入により、ワークライフバランスがとりやすく働きやすい企業として認知されれば、採用活動や人材獲得が有利になる効果も期待できます。特に若い世代は、ワークライフバランスを重視する傾向にあり、ABWによって多様な働き方に対応する姿勢を見せることは、若く優秀な人材の獲得に直結します。子どもとの時間も大切にしたい子育て世代や障がい者の雇用促進にもつながります。

ABW導入前に注意すべきポイント

企業にとっても従業員にとってもメリットの多いABWですが、注意点もあります。導入を検討する際は、あらかじめ以下に挙げる4つのポイントを確認しておきましょう。

3.1 テレワークのメリット・デメリットを確認する

働く場所を自由に選べるABWはテレワークの導入が前提です。そのため、ABWの導入にあたってはテレワークのメリット・デメリットを正しく理解しておく必要があります。

テレワークには、従業員の多様な働き方を実現するメリットがあります。一方、環境の整備や維持にコストがかかる、情報漏洩リスクが高まるなどのデメリットも存在します。
テレワークのメリット・デメリット両面を比較したうえで、メリットが大きいと判断できれば、ABWの導入を前向きに検討してみましょう。

テレワークのメリット・デメリットについては以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

「テレワーク導入はどう進める？アフターコロナ時代の動向とオフィスのあり方を解説」を読む ▶︎

3.2 環境構築にかかるコストを確認する

ABWを導入するにあたりには、ペーパーレス化やオンライン対応、テレワーク時の通信環境の整備などに加えてオフィスレイアウトの変更にかかるコストも求められます。
一連の環境構築にかかるコストを確認し、ABWによる費用対効果が十分かどうかを検証しましょう。

オンライン対応を実現する情報システムの整備、ICTツールの配布のほか、導入したシステムやツールの使用にあたってのルール作りも欠かせません。
また、設備導入費用だけでなくレイアウトの最適化にかかる費用や、その準備にかかる人件費や手間も含め、トータルでコストを考える必要があります。

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3.3 従業員に導入目的を周知する

固定席をメインとする従来のオフィスにABWを導入する場合、従業員の働き方も大きく変化します。柔軟な働き方への変化を喜ぶ人もいれば、抵抗を感じる人もいるでしょう。従業員への周知がしっかりできていないと、せっかくABWを導入してもいつも同じ場所で働いてしまいかねません。ABWを定着させるためには、すべての従業員に導入目的をしっかりと周知し、不安や抵抗感を払拭することが重要です。適切なヒアリングをおこない、従業員の意見を集約して把握できるようにしておきましょう。

3.4 労務管理や評価体制を整える

ABWの環境下では従業員が異なる場所で仕事ができるため、勤怠管理や業務の進捗管理が難しくなります。オンラインでも使いやすい勤怠管理ツールや進捗管理ツールなどを活用し、適正なマネジメントができる環境を整える必要があります。

加えて、就業規則や人事評価制度などの社内規定・制度の見直しも重要です。変更しなければならない社内ルールを事前に洗い出し、ABWの導入と併せてルール変更できるよう準備を進めましょう。
しかし、結果としてこうした見直しが業務効率化や無駄の是正につながることもあります。ビジネス最適化の機会として活用するのも有効でしょう。

ABWを導入する流れ・手順

前述の4つのポイントを確認したら、いよいよABWの導入を検討していきます。ABW導入は以下の7つのステップで進めていきましょう。

4.1 現状を調査し、課題を把握する

ABWの導入にあたって最初にやるべきことは、現状調査と課題の把握です。従業員に対するヒアリングやアンケート、インタビューを実施し、自社の働き方に関する課題を抽出します。その課題を正確に把握したうえで、ABWで解決できるのかをあらためて検討しましょう。
ABW導入後、実際に活用するのは従業員です。ABW導入の成否は、従業員の声を踏まえた設計ができるかどうかで決まるといっても過言ではありません。

4.2 導入目的と目標を定める

ABWの失敗例としてよくあるのが、ABWの導入自体が目的になってしまうケースです。働く場所を自由に選べるのに多くの座席が固定化してしまったり、まったく使われないスペースが出てきてしまったりするような失敗を避けるには、なぜABWを導入するのか、その目的を明確にし、達成すべき目標を定める必要があります。

多様な働き方の実現・生産性の向上がABWの主な導入目的ですが、企業によって解決したい課題や達成したい目標は異なるはずです。多様な働き方を実現して仕事と育児・介護を両立する従業員の定着率を上げる、好きな場所で働ける環境を整備して従業員満足度を高めるなど、自社の課題感に則した目的と目標を定めましょう。

4.3 ツール導入や環境整備を進める

前述のとおり、ABWにはペーパーレス化とオンライン対応が欠かせません。オフィス内だけでなく、テレワークをおこなう従業員の自宅やサテライトオフィスの通信環境も整える必要があります。
例えばどこでも仕事ができるようノートパソコンやタブレット端末の配布も検討する必要があります。また、従業員の勤怠状況や業務進捗をオンラインで管理するため、勤怠管理システムや進捗管理ツールの選定・導入も進めていきましょう。

4.4 オフィスレイアウトを見直す

ABWに対応したオフィスにするため、レイアウトの見直しを検討しましょう。通常のデスクワークができるエリアに加え、集中作業向きの個室ブースエリア、軽い打ち合わせができるミーティングエリア、業務中に一息つけるリラックススペースや気分を変えて作業できるオープンスペースなど、働く場所の選択肢が増えるレイアウトを考えていきます。

4.5 サテライトオフィスの導入を検討する

自宅でのテレワークを認める企業は多いですが、「子どもやペットがいて自宅では集中できない」「事情があり自宅で仕事はできない」という従業員もいるはずです。そうした課題を解決し、テレワークしやすい環境を整えるためには、サテライトオフィスの導入を検討するのが有効です。

オフィス・自宅以外の第三の選択肢を用意することで、働き方の幅が広がり、従業員の満足度向上や優秀な人材確保につながる可能性があります。自宅や往訪先の近くにサテライトオフィスがあれば移動の隙間時間を有効に使えるため、業務効率アップも期待できるでしょう。

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4.6 目的やルールを従業員に周知する

繰り返しになりますが、ABWによって多様な働き方を実践するのは従業員です。従業員の理解なくしてABWの定着はあり得ません。ABW導入に向けた準備が整ったら全従業員向けの説明会や研修を実施し、検討段階で定めた導入目的と運用ルールを丁寧に説明しましょう。
従業員がABWの必要性を理解し、同じ目標感を共有できれば、しっかりと定着していくはずです。

4.7 導入後も評価と改善を続ける

ABWは導入して終わりではありません。従業員へのヒアリングやアンケートをおこない、評価してもらうことが大切です。評価の結果、新たな課題が見つかったら、改善策を実行します。自社を取り巻く環境が変化すれば、最適なABWの姿も変わっていくものです。ときには目的や目標を見直しながら、常にアップデートするよう心がけましょう。

ABWの導入事例

ABWの有効性への認識が高まり、多くの企業で導入の効果が見られ始めている昨今。ABWをより手軽に、かつスピーディーに導入する方法の一つとして注目を集めているのが、レンタルオフィスやサテライトオフィスの存在です。
中でも、全国に約150の拠点を展開する「ワークスタイリング」は、まさにABWのニーズを体現するワークスペースです。

その理由の一つは、「時間単位での利用」が可能であること。自分の好きなときに、好きな拠点を選んで働けます。また各拠点はそれぞれ異なるコンセプトで設計・デザインされているため、その日の自分の気分に合わせて場所を選ぶことも可能です。
まさに、ABWが目指す「働く内容や気分によって働く場所を自由に選択できるオフィス形態」を体現したオフィスといえるでしょう。

さらに、同じ拠点内でもエリアによって異なる雰囲気のデザインが施されているため、その日の気分やコンディションに合わせて席を選ぶことができます。仕事に集中するスペースだけでなく、ほっと一息つけるカフェスペースも設けられています。

一つのオフィスで作業することによる作業への意欲やパフォーマンスの低下を防ぎ、クリエイティブな発想を呼び起こす。そんなABWの目的にまさにマッチした自由で柔軟な働き方が、ワークスタイリングなら実現できます。

まとめ

働く内容や気分によって従業員が働く場所を自由に選べるABW。多様な働き方を実現し業務効率や生産性を向上できる、新たなオフィスのあり方です。導入を検討する際は、導入自体が目的になってしまわないよう、自社の課題に沿った導入目的や目標を定めるようにしましょう。

都心の主要なエリアに展開するワークスタイリングFLEXは、あらゆるビジネスシーンに対応可能な設備と環境を備えた法人向けサービスオフィス。全国約150拠点を展開する多拠点型サテライトオフィス・ワークスタイリングSHARE/SOLOを併用すれば、初期コストを抑えながらABWを導入できます。

ABWの一環としてサテライトオフィスの導入を検討している、本社も含めて全体的なオフィス空間の見直しを考えているなどのケースに当てはまるなら、ワークスタイリングへぜひお気軽にご相談ください。