貸し会議室ありのバーチャルオフィスが便利！対面の会議や打ち合わせができるバーチャルオフィスとは？

貸し会議室の利用もできる！便利なバーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、住所や電話番号のみを借りられるサービスのことをいいます。初期費用を抑えて法人登記をしたい時や、自宅や実際の作業場所を知られたくない時に利用します。私書箱の設置や郵便、電話の転送サービスなどをオプションで利用可能です。

バーチャルオフィスについては以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。 バーチャルオフィスとは？登記はできる？メリットからオフィスの選び方まで紹介 ▶︎

一般的にバーチャルオフィスとは、専有スペースを持たず登記だけをするものですが、バーチャルオフィスによっては、コワーキングスペースや貸し会議室を備えているところもあり、社内ミーティングや来客対応を対面で行うことができます。

貸し会議室の利用の流れ

事業を行う上で、重要な取引先との打ち合わせや法人口座の開設、金融機関から融資を受ける際など、対面での対応が必要な場面が訪れます。その際には、貸し会議室を利用するのがおすすめ。

バーチャルオフィスにおける一般的な貸し会議室の利用の流れは、下記の通りです。利用料金はもちろん、貸し会議室は共用スペースなので別の利用者に迷惑をかけないように、利用日や利用方法についてもしっかりと確認しておきましょう。

1.予約
利用予定日を選択して利用可能な貸し会議室を予約します。オンラインで貸し会議室の予約受付をしていることがほとんどです。

2. 料金支払い
貸し会議室の利用料金を支払います。先払いか後払いかは契約しているバーチャルオフィスによるので、気になる方は確認してみてください。

3.貸し会議室の利用
予約した日に貸し会議室を利用します。Wi-Fiやホワイトボード、プロジェクターなどを利用できる会議室も多いです。また、貸し会議室の利用人数には限りがあるので確認しておきましょう。

4.利用後の片付け
貸し会議室の利用後に使用した備品の片付けを行います。清掃が必要な場合もあります。

バーチャルオフィスの選び方！貸し会議室の設備に注目

利用するバーチャルオフィスを選ぶ時には、月額の利用料金だけでなく郵便物の受取、転送サービスなど、様々な点を確認するとよいでしょう。特に貸し会議室付きのバーチャルオフィス選びにおいて、見るべきポイントは下記の６点です。

・ 本人確認や入会審査の厳格さ
バーチャルオフィスは、複数の企業が同じ場所を拠点として使用するため、入居している別の企業が問題を起こすと、自社の信用にも関わります。そのため、厳しい本人確認や入会審査を行っているバーチャルオフィスを選ぶのがよいでしょう。

・ プラン内容やオプションの充実度
郵便物の転送サービスや電話対応、常駐スタッフによる来客対応など、それぞれのバーチャルオフィスで提供しているサービスは異なります。自社の求めるサービスがオプションで利用できるか確認しておきましょう。

・ 自社と似た社名の企業の有無
自社と似た社名の企業が利用しようとしているバーチャルオフィスに先に入居していた場合に、バーチャルオフィスの住所で登記できない可能性があります。どんな企業が入っているのかを先に調べておくのがおすすめです。

・ 貸し会議室の設備
貸し会議室のきれいさや種類、プロジェクターやホワイトボードなどの備品、飲食可能かどうかも、バーチャルオフィス選びのポイントです。それらの設備を用意している貸し会議室を利用できると、スムーズに業務を進められるでしょう。

・ 貸し会議室の予約のしやすさ
ネット上で予約できるか、利用日の何日前から予約できるかは、事前に確認すべき重要なポイントです。簡単に予約できるシステムであれば、取引先との打ち合わせの予定をあわせやすくなります。

・ アクセスのよさ
貸し会議室を利用することを想定してバーチャルオフィスを選ぶのであれば、アクセスしやすい場所に拠点があるかどうかは必ず確認しておきましょう。駅からすぐの立地であれば、自分自身も取引先の方も迷うことなくオフィスにアクセスできます。

登記ができて会議室も利用できるオフィスをご紹介

登記のみを希望される場合はバーチャルオフィスを検討される方が多いかもしれませんが、三井不動産が展開するワークスタイリングでは、14か所のハイグレードビルで拠点として登記できるだけでなく、全国約550拠点のサテライトオフィスでオープンスペースや会議室を利用できる（※）、「ワークスタイリングBASE」というプランをご用意しています。

ワークスタイリングの会議室では、モニター、プロジェクター、ホワイトボード、マイクスピーカーなどが利用でき、充電ケーブルや変換ケーブルなどの貸出備品もそろっており、設備の充実度もおすすめのポイントです。

整った設備のオープンスペースや会議室の利用をしたいと考えている方は、ワークスタイリングBASEも検討してみてはいかがでしょうか？

※契約拠点以外のオープンスペース利用、全ての会議室の利用は従量課金制です。

まとめ

ここまで、貸し会議室付きのバーチャルオフィスについて紹介しました。重要な取引先との商談や、融資に関する打ち合わせをする際は、対面での話し合いが好ましいです。バーチャルオフィスであっても、それらの状況に対応できるよう、ハイグレードなビルの貸し会議室や、駅近くの設備の整った貸し会議室を利用できるところは多くあります。

月額料金や拠点の所在地、サービスの充実度に加えて、貸し会議室の設備や利用のしやすさを比べて、自分にあったバーチャルオフィスを見つけてみてください。

また、ワークスタイリングBASEのような登記ができるシェアオフィスの利用もぜひ検討してみてください。