貸し会議室ありのバーチャルオフィスが便利！対面の会議や打ち合わせができるバーチャルオフィスとは？

貸し会議室の利用もできる！便利なバーチャルオフィスとは？

そもそも、バーチャルオフィスとはどのような施設なのでしょうか？

この章では、バーチャルオフィスの概要や会議室完備のバーチャルオフィスが増えている背景を解説します。

1.1 バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、オフィス空間を借りるのではなく、ビジネスに利用できる住所や電話番号をピンポイントで借りられるサービスのことをいいます。バーチャルオフィスは住所貸しサービスと混同されることがありますが、バーチャルオフィスは、住所の提供に加えて法人登記が可能であったり、郵便物や荷物の受取、会議室の利用ができたりと、ビジネスを展開する上で必要なサービスも提供していることが特徴です。初期費用を抑えて法人登記をしたい時や、副業でネットショップを開業しているなど自宅や実際の作業場所を知られたくない時に利用します。バーチャルオフィスでは、私書箱の設置や郵便物の郵送、電話の転送サービスなどをオプションで利用可能です。

バーチャルオフィスについては以下の記事でも解説しています。併せてご覧ください。 バーチャルオフィスとは？登記はできる？メリットからオフィスの選び方まで紹介 ▶︎

一般的にバーチャルオフィスとは、専有スペースを持たず登記だけをするものですが、バーチャルオフィスによっては、コワーキングスペースや貸し会議室を備えているところもあり、社内ミーティングや来客対応を対面で行うことができます。

1.2 会議室完備型のバーチャルオフィスが増えている背景

ベンチャーやスタートアップ企業を中心にリモートワークの機会が増え、オフィスに行くことのない働き方が定着してきています。「オフィスビルを解約して物件にかかるコストを削減したい」「案件に合わせてサテライト・オフィスを活用したい」という企業のニーズも大きくなっています。また、個人事業主やフリーランス、副業人材など、自由な働き方を選ぶ方も増えています。

こうした人々を中心に、ビジネス上の住所や固定の電話番号のみを契約したいという需要の高まりから、バーチャルオフィスが一般化してきました。近年では、急な会議や打ち合わせが発生した場合にも柔軟に対応できる、会議室完備型のバーチャルオフィスが人気を集めています。動画撮影スタジオとして会議室を活用するケースもあります。

バーチャルオフィスの貸し会議室の利用の流れ

事業を行う上で、重要な取引先との打ち合わせや法人登記のための銀行口座の開設、金融機関から融資を受ける際など、対面での対応が必要な場面が訪れます。その際には、貸し会議室を利用するのがオススメ。

バーチャルオフィスにおける一般的な貸し会議室の施設利用の流れは、下記の通りです。利用料金はもちろん、貸し会議室は共用スペースなので別の利用者に迷惑をかけないように、利用日や利用方法についてもしっかりと確認しておきましょう。

2.1. 予約

貸し会議室は事前予約が必要であることが多いです。他の会員とのトラブルを避けるうえでも、なるべく早めに部屋を確保することがオススメです。

また、ほとんどのバーチャルオフィスではオンラインで貸し会議室の予約受付をしています。ワークスタイリングの場合は、会員サイトから貸し会議室の利用予定日を選択して利用可能な貸し会議室を予約します。

2.2. 料金支払い

バーチャルオフィスでは、貸し会議室の利用料金が別料金であることが多いです。先払いか後払いかは契約しているバーチャルオフィスによるので、気になる方は確認してみてください。

また、30分・1時間・3時間単位など、会議室を予約する際の最小時間単位も運営会社によって異なります。ワークスタイリングでは、10分単位ごとにご利用料金がかかる仕組みになっているため、会員は手軽にピンポイントで利用することができます。時間ごとの料金は拠点や会議室によっても異なるため、会員サイトから検索してみてください。

2.3. 貸し会議室の利用

予約した日に貸し会議室を利用します。インターネット（Wi-Fi）はもちろん、高速通信のできる有線LANやホワイトボード、プロジェクターなどの設備が使える会議室も多いです。また、貸し会議室の収容人数には限りがあるので確認しておきましょう。

ワークスタイリングの貸し会議室は防音体制が整っているため、セキュリティ面でも安心してお使いいただけます。拠点によっては有人の受付があり、担当者が利用上の疑問や貸し出しなどへのご相談に対応しています。

2.4. 利用後の片付け

貸し会議室の利用後に使用した備品の片付けを行います。場合によっては清掃が必要な場合もあります。

また、他の会員とのトラブルを避けるためにマナーやルールなどのガイドを取り入れているバーチャルオフィスもあります。たとえば、ワークスタイリングでは、次に予約している方が定時に利用開始できるよう、利用時間の5分前に、予約時間終了のアナウンスを流しております。

会議室完備型のバーチャルオフィスのメリット

それでは、施設利用者の方にとって、会議室完備型のバーチャルオフィスにはどのような魅力があるのでしょうか？

この章では、貸し会議室が完備されたバーチャルオフィスを利用するメリットについて紹介します。

3.1. プロフェッショナルな印象を与えられる

通常、バーチャルオフィスは住所と固定電話の番号（03番号・045番号など）のみを貸し出すサービスとなっているため、商談や打ち合わせができません。取引先や顧客によっては、対面での会議ができないことに対して不信感を持たれる可能性があります。

会議室やコワーキングスペースが付くバーチャルオフィスを利用すれば、対面で打ち合わせをする必要が生じた場合にも、スムーズに予約することが可能です。会員はビジネスパーソンとしての信頼が得られ、プロフェッショナルとしての印象を与えることができます。

3.2. 会議や打ち合わせの場所を確保できる

会議室のないバーチャルオフィスの最大の問題点が、会議や打ち合わせの場所を確保しにくい点です。商談の度にレンタルオフィスを探して予約するのには時間や手間がかかります。

貸し会議室が併設されているバーチャルオフィスを契約していれば、会員は会議や打ち合わせの場所をいつでも確保することができるため、1日集中して作業がしたい日にも便利に活用できます。

3.3. プライバシーやセキュリティを確保できる

情報化社会において、会議スペースにおけるプライバシーやセキュリティを確保することは非常に重要です。カフェやオープンスペースでの会議は情報漏洩のおそれがあります。安価なレンタルオフィスでは隣の会議室での商談が筒抜けというケースもありえます。

取引先や顧客から信頼度を上げるためにも、プライバシーやセキュリティが確保された会議室を契約すれば、プライバシーやセキュリティ面も安心ですよ。

3.4. コストを削減できる

営業や商談の機会が多い方で、会議や打ち合わせが発生するたびにレンタルオフィスを借りた結果、コストが嵩んでしまった事例が多いです。本来、バーチャルオフィスはコスト削減のために活用する方が多いので、コストパフォーマンスが悪くなってしまうと意味がありません。

貸し会議室が併設されているバーチャルオフィスを活用すれば、いつでも手軽に格安で会議室を使えるので便利です。コストを最小化したい方にとって魅力的な選択肢といえるでしょう。

会議室完備型のバーチャルオフィスの注意点

会議室完備型のバーチャルオフィスを利用する際には、いくつか気をつけたいポイントがあります。

この章では、貸し会議室が完備されたバーチャルオフィスを利用する際の注意点について紹介します。

4.1. 急な来客に対応できないことがある

バーチャルオフィスの会議室は予約制であることが多いです。また、オフィス街に出店している場合は、土日・祝日に営業していないケースがあります。

こうしたリスクを避けるために、会員はなるべく事前に予約を取ることが必要です。急な来客トラブルを防止するためには、以下のような点に注意を払う必要があります。

・時間や場所にかかわらず、オンラインで会議室を予約できるか
・会員数に制限があり、比較的いつでも予約が取りやすくなっているか
・営業日・営業時間が広く、レンタルしやすいか

4.2. 部屋数や部屋の広さに制限がある

会議室付きバーチャルオフィスを契約しても、会議室の部屋数が少なければ、予約しにくくなってしまいます。また、「大人数で活用しようと思ったらスペースが足りなかった」といったことが発生する可能性もあります。

貸し会議室付きバーチャルオフィスを契約する際には、事務所の内覧などを通して、以下のような点をチェックしましょう。

・十分な部屋数があるか
・部屋ごとの収容人数は何人までか
・大型モニターやプロジェクターがあるセミナールームや、集中作業に向いている個室など、利用シーンに応じた部屋をレンタルできるか

4.3. オプション利用の頻度によっては費用負担が膨らむ

バーチャルオフィスによっては、ホワイトボードやモニターなどの備品を貸し出しする際にオプション料金がかかるケースがあります。利用頻度が多いと費用負担が膨らんでしまう可能性も。
入会前にオプション料金を確認するなどして、利用したい会議やミーティングの形式・頻度に合った、リーズナブルなバーチャルオフィスを契約するようにしましょう。

バーチャルオフィスの選び方

利用するバーチャルオフィスを選ぶ時には、月額の利用料金だけでなく郵便の受取、転送サービスなど、様々な点を確認するとよいでしょう。特に貸し会議室が付くバーチャルオフィス選びにおいて、見るべきポイントは下記の６点です。

5.1. 本人確認や入会審査の厳格さ

バーチャルオフィスは、複数の企業が同じ場所を拠点として使用するため、入居している別の企業が問題を起こすと、自社の信用にも関わります。そのため、厳しい本人確認や入会審査が行われており、反社会的勢力に対する基本方針 や犯罪収益移転防止法に関する取り組みがしっかりしているバーチャルオフィスを選ぶのがよいでしょう。

5.2. プラン内容やオプションの充実度

郵便物の転送サービスや転送電話サービス（03番号・045番号）、常駐スタッフによる来客対応、秘書代行など、それぞれのバーチャルオフィスで提供しているサービスは異なります。利用したいサービスが、全店舗ではなく、一部の店舗でしか導入していない可能性もあります。契約前に、自社の求めるサービスが、利用したい店舗でオプション利用できるかどうかを確認しておきましょう。

5.3. 自社と似た社名の企業の有無

自社と似た社名の企業が利用しようとしているバーチャルオフィスに先に入居していた場合に、バーチャルオフィスの住所で登記できない可能性があります。契約する前に入居している法人名を確認し、どんな企業が入っているのかを 調べておくのがオススメです。

5.4. 貸し会議室の設備

貸し会議室の種類や、プロジェクター、ホワイトボードなどの備品が揃っているかも、バーチャルオフィス選びのポイントです。交流会やランチ時の利用を検討している場合は、飲食可能かどうかもチェックが必要です。あらかじめ必 要な設備が取り揃えられているかどうかを確認しましょう。

5.5. 貸し会議室の予約・キャンセルのしやすさ

ネット上で予約できるか、利用日の何日前から予約できるかは、事前に確認すべき重要なポイントです。利用当日でも簡単に予約できるシステムであれば、取引先と急な打ち合わせが発生した際にも便利です。

また、会議室の利用しやすさはコストにもよります。契約時に予約やキャンセルに関する具体的なコストを確認し、リーズナブルに活用できるかをチェックしましょう。

5.6. アクセスのよさ

貸し会議室を利用することを想定してバーチャルオフィスを選ぶのであれば、アクセスしやすい場所に拠点があるかどうかは必ず確認しておきましょう。駅からすぐの立地であれば、取引先の方も迷うことなくオフィスにアクセスできます。

ワークスタイリングの拠点は、都内一等地や地方の主要なオフィス街に位置する駅近物件が多いです。スムーズにアクセスができるためオススメです。

登記ができて会議室も利用できるワークスタイリングのオフィスをご紹介

登記のみを希望される場合はバーチャルオフィスを検討される方が多いかもしれませんが、三井不動産株式会社が展開するワークスタイリングでは、ハイグレードビルで拠点として登記できるだけでなく、全国約550拠点のサテライトオフィスでオープンスペースや会議室を使える（※）、「ワークスタイリングCプラン（BASE）」というプランをご用意しています。

ワークスタイリングの会議室では、モニター、プロジェクター、ホワイトボード、マイクスピーカーなどが利用でき、充電ケーブルや変換ケーブルなどの貸出備品もそろっており、設備の充実度もおすすめのポイントです。

整った設備のオープンスペースや会議室の利用をしたいと考えている方は、ワークスタイリングCプラン（BASE）も検討してみてはいかがでしょうか？

※契約拠点以外のオープンスペース利用、全ての会議室の利用は従量課金制です。

まとめ

ここまで、貸し会議室完備型バーチャルオフィスについて紹介しました。重要な取引先との商談や、融資に関する打ち合わせをする際は、対面での話し合いが好ましいです。バーチャルオフィスであっても、それらの状況に対応できるよう、ハイグレードなビルの貸し会議室や、駅近くの設備の整った貸し会議室を利用できるところは多くあります。

月額料金や拠点の所在地、サービスの充実度に加えて、貸し会議室の設備や利用のしやすさを比べて、自分にあったバーチャルオフィスを見つけてみてください。

また、ワークスタイリングのような登記ができるシェアオフィスの利用もぜひ検討してみてください。内覧の申し込みや資料請求は、お気軽にお問い合わせフォームからお問い合わせください。