オフィス改革とは？
働き方改革を実現するオフィス最適化のポイント

オフィス改革とは？

「オフィス改革」とは、オフィスのレイアウトや設備などの見直しにより、社員が働きやすいオフィス環境を整える試みのことです。また、ペーパーレス化やリモートワークの推進などもオフィス改革に含まれます。

1.1 オフィスのあり方が見直される背景

日本でオフィス改革が意識される背景には、近年ますます進む「働き方の多様化」があります。
労働環境に対する意識の変化や感染症の拡大により、社員一人ひとりが生活や業務内容に応じて働く場所を自由に決定し、働きやすい環境を選択できることが求められてきました。

しかし従来のオフィスでは、社員個人が働く場所を自由に選べるフリーアドレスやテレワーク、オンラインミーティングなどに十分に対応しきれないという課題がありました。このような背景のもと、社員の多様な働き方をサポートし、時代の変化に適応し続けるために、オフィス改革に取り組む企業が増えています。

1.2 働き方改革との関係性

オフィス改革は「働き方改革」の一環として位置付けられます。働き方改革とは、働く人それぞれの事情に合わせた多様で柔軟な働き方を働く人自身が選べるよう、労働環境の整備を目指す取り組みのことです。
参照：厚生労働省「働き方改革 〜一億総活躍社会の実現に向けて〜」

具体的な施策として挙げられるのは、労働時間の縮減、テレワークの導入、同一労働同一賃金の推進などですが、それらに加え、社員が働きやすいオフィス環境の整備も重要な施策と考えられています。
オフィスに対する満足度の向上が生産性の向上、ひいては企業価値の向上につながるとされ、例えば総務省行政管理局でも積極的な取り組みが進められています。
参照：総務省「オフィス改革」

働き方改革については、以下の記事でより詳しく解説しています。併せてご覧ください。
「【2023年】働き方改革とは？アフターコロナの働き方と取り組みの背景」を読む ▶︎

オフィス改革に取り組むべき企業の課題

では、オフィス改革によってどのような課題を解決できるのでしょうか。オフィス改革が有効と考えられる企業課題を4つご紹介します。

2.1 働き方の多様化に対応できていない

テレワークの導入やペーパーレス対応、オンラインミーティングの実施など、働き方は急速に多様化しています。
しかし、従来のオフィス環境ではこうした変化に対応できないこともあるでしょう。例えば、通信環境やセキュリティや業務フローが整っていないためテレワークができない、システムの導入ができておらず紙を使用した業務が中心、自席でオンライン会議をおこなう際に周囲のほかの社員の話し声が会議の邪魔になるなど環境が整備されていないこともあります。

2.2 業務とオフィス機能が一致していない

実際の業務とオフィス機能やレイアウトが一致せず仕事が進めにくいといった課題を抱えている企業も、オフィス改革を検討する価値が大いにあります。具体的には次のようなケースです。

• メンバー間の会議が多いのに会議室が足りていない
• クリエイティビティが求められる仕事なのにリフレッシュできるスペースが社内にない
• オンライン会議やテレワークが多いにも関わらずオフィス内の通信環境が十分に整備されていない

上記のような場合はいずれも、業務実態とオフィス環境の不一致により社員の生産性が十分に引き出せていない可能性があります。

2.3 組織体制や業務の変化に柔軟に対応できない

企業を取り巻く経営環境は目まぐるしく変化しています。
そんな中、新規サービスや新規事業をスピーディーに開発・展開するために組織体制の変更やチームの立ち上げなどを検討する場合、仕事が属人化していたり、オフィス空間の柔軟な利活用が想定されていない、部署間の連携に乏しいなどの課題を抱えている企業では、速やかな変革が難しい場合があります。

2.4 社員同士のコミュニケーションがとりづらい

オフィス環境が原因で社員同士のコミュニケーションがとりづらくなっている可能性もあります。席が固定されていたり、部署・チームごとに明確に仕切られていたりする職場だと、いつも同じメンバーのみで交流するようになり新たなアイデアやイノベーションが生まれにくくなります。

【課題別】オフィス改革の具体策と方法

先ほどご紹介した企業課題を解決に導くオフィス改革の具体策と方法をご紹介します。各施策を講じることでどのようなメリットがあり、どのように課題解決につながるのかも併せて解説します。

3.1 多様な働き方への対応と業務効率化

3.1.1 オフィスレイアウトの変更

多様な働き方への対応や業務効率化には、オフィスレイアウトの変更が効果的です。具体的には、従来の固定席から一部をフリーアドレスに切り替える、会議スペースを増やす、ボックス席・個別ブース・リフレッシュスペースといった多彩な空間を導入するなどの施策が考えられます。
さまざまなタイプの座席を設ければ、社員が業務に応じて自由に働く場所を選べるようになります。

また、社員一人ひとりの生産性向上やモチベーションアップの効果が期待できます。リフレッシュスペースを設けていつでも休憩できるようにすれば、しっかりと頭を切り替えて次の業務に集中できるようになるでしょう。

他にも、防音性のある会議ブースや設備の整った会議室などを整備すれば、テレワークをしている社員とのコミュニケーションや外部とのオンライン会議も実施しやすくなり、多様化する働き方にも柔軟に対応できます。

3.1.2 ペーパーレス化・オンライン対応

オフィス改革にはシステムや制度の見直しも含まれます。なかでもペーパーレス化やオンライン対応の推進は、多様化する働き方への対応と業務効率化を図る施策として効果的です。

オンラインでミーティングやスケジュール・タスク管理ができるツールを導入すれば、どこにいてもパソコンやタブレット一つで業務を実施できます。オフィスから離れた場所に住んでいる社員や育児・介護で忙しい社員なども無理なく仕事に取り組めるようになります。

ペーパーレス化はオンライン対応とセットで進めたい施策です。書類をデータ化すればオンラインでのやり取りがスムーズになり、わざわざ出社して紙に印刷しなくても支障なく業務をおこなえます。

3.1.3 個室型ワークスペースの導入

オフィスレイアウトの変更にともない、オフィス内に個室型ワークスペースを設置するのも有効な施策です。自席にいるとほかの社員に話しかけられたり周りの声が気になったりして、なかなか業務に集中できないこともあります。個室型ワークスペースがあれば自分の業務に集中でき、業務効率の向上につながります。
また、防音性がしっかりとしたブースならオンライン会議用のスペースにも活用可能です。機密性の高い会議も安心して開催できるでしょう。

3.1.4 シェアオフィスの活用

オフィス改革の施策は既存のオフィス空間を見直すことだけではありません。外部のシェアオフィスを活用するのも課題解決に有効です。

シェアオフィスはテレワークのほか、テレワークとオフィスワークを選べる「ハイブリッドワーク」、出張や外出の際に利用できる「タッチダウンオフィス」など、さまざまな働き方にマッチするオフィスです。
最初からビジネスに必要な備品や設備が整っており、自社で一から準備しなくてよいメリットもあります。また個室型ワークスペースや会議室を備えている施設であれば、作業に集中したいときや社内外での打合せ利用もでき、社員のニーズに幅広く応えられます。

シェアオフィス、ハイブリッドワーク、タッチダウンオフィスの詳細はこちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。
「シェアオフィスとは？ 機能や選び方、メリット・デメリットを解説」を読む ▶︎
「ハイブリッドワークとは？メリットとデメリット、導入時の課題を解説」を読む ▶︎
「タッチダウンオフィスとは？メリットと成功事例、検討ポイントを解説」を読む ▶︎

3.2 社員間コミュニケーションの改善

3.2.1 フリーアドレスやABWの導入

社内のコミュニケーション促進を目的にオフィス改革に取り組む場合は、フリーアドレスやABWの導入を検討するとよいでしょう。

フリーアドレスとは、オフィス内で各社員が好きな席を選んで働くワークスタイルを指します。固定席だと日々のコミュニケーションが席の近い社員同士に限定されがちですが、フリーアドレスなら会話する機会の少ないほかの部署・チームの社員とも会話する機会が生まれ、社内コミュニケーションの活発化が期待できます。

フリーアドレスについては以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
「【2023年】フリーアドレスは失敗する？原因と課題、本当に快適な働き方とは」を読む ▶︎

また、「活動に基づいた働き方」を意味する「ABW（Activity Based Working）」も注目を集めています。
ABWは働く内容や気分によって働く場所を自由に選択できるオフィス形態で、多様な働き方の実現や業務の効率化、生産性の向上を目的として国内でも広がりを見せています。

ABWについては以下の記事で詳しく解説しています。
「ABWとは？意味やフリーアドレスとの違い、メリットやオフィス活用方法を解説」を読む ▶︎

3.2.2 リフレッシュスペースの設置

オフィス内にリフレッシュスペースを設置するのもコミュニケーションの促進に有効です。飲み物を飲みながら一息つけば、居合わせた社員の間で自然と会話が交わされるきっかけになります。他愛もない会話から新たなアイデアが生まれたり、ほかの社員と話すことでストレスや悩みが軽減されたりするかもしれません。頭や身体を休める場所としてだけでなく、コミュニケーションの中心地としての役割も期待できます。

3.3 オフィスコストの最適化

3.3.1 オフィスの移転・縮小

従来のオフィスが社員の利用実態や事業規模に合っていない場合、よりコストのかからないオフィスへの移転やオフィス規模の縮小を検討する方法もあります。

しかしここで大切なのは、社員が働きやすい環境とコストのバランスを考えることです。
例えば、多様な働き方に対応するため自社でサテライトオフィスを設けたものの、収益が見込めずに削減対象になることがあります。しかし、コストカットのためだけにオフィスの移転や縮小を決定すると、働きやすさや社員満足度を損ないかねません。

こうした場合、自社でサテライトオフィスを用意するのではなく外部のサテライトオフィスに切り替えることで、オフィスコストの適正化と社員の利便性確保を両立できます。

サテライトオフィスについては以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
「サテライトオフィスとは？ 導入メリットや成功事例を紹介」を読む ▶︎
「ワークスタイリングSHARE」は、全国約150拠点のサテライトオフィスがあるため、社内の会議室が足りないときや、取引先往訪前後などに便利にご利用できます。
「ワークスタイリングSHARE」についてもっと見る ▶︎

3.3.2 レンタルオフィスの活用

オフィスコストの最適化を図る際に検討したいのが「レンタルオフィス」の活用です。

レンタルオフィスとは、専有スペースを限られた期間、限られた人数で借りることができるサービスを指します。ビジネスに必要な家具や設備が備え付けられているため大きな初期投資が不要なうえ、月々の水光熱費や通信費が利用料に含まれている点も魅力です。

レンタルオフィスの料金体系については以下の記事で詳しく解説しています。
「レンタルオフィスの料金は？比較時に注目すべきポイント」を読む ▶︎

また、レンタルオフィスには法人登記が可能なサービスもあり、本社としての活用が可能な場合もあります。オフィスの規模や立地をフレキシブルに変更できるため、適正なコストで柔軟にオフィスを運用できます。
「ワークスタイリングFLEX」は法人登記可能なサービスオフィスです。充実した設備や通信環境により、社員の多様な働き方を強力にサポートします。
「ワークスタイリングFLEX」についてもっと見る ▶︎

オフィス改革に取り組む際に注意すべきポイント

オフィス改革に取り組む際は、事前に検討しておくべきことや注意すべきポイントがあります。
まず事前におこなうべきことは、オフィス改革をおこなう目的の明確化と社員の意向の把握です。どのような課題を解決したいのか、何を達成したいのかを明確にできれば、オフィス改革の方向性が定まり社員の理解も得やすくなるでしょう。

また、スムーズな導入のためには、実際にオフィスで働く社員にヒアリングやアンケートを実施することも大切です。社員の意向も踏まえてオフィス改革に取り組めば、見直し後のオフィスが有効活用されやすくなります。

まとめ

オフィス改革により社員が働きやすい環境を整備することは、社員の業務効率向上やモチベーションアップにつながり、最終的には企業価値の向上につながります。

しかし、自社だけで新たなオフィス環境を整えるのは難しいケースもあるでしょう。そうした場合には、ビジネスに必要な家具や設備が揃ったサービスオフィスを活用するのがおすすめです。

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